従業員に真の注意義務を提供することは実際にはどのようなものであるべきですか?

これは、iRobot Corporation のグローバル旅行マネージャーであるシェルビー ルメール氏が、ほぼ 10 年前、組織の世界旅行プログラムを統合する任務を負ったときに自問した質問です。ルンバ掃除機から軍用ロボットに至るまでの技術を販売する同社は、15 か国にオフィスを構えており、軍を支援するためにしばしば従業員を戦争で荒廃した地域に派遣しています。 

ルメールは旅行プログラムの調査を始めたとき、世界中を移動する従業員を追跡するだけではなく、従業員が直面する可能性のあるリスクに備えさせたいと考えていたことに気づきました。 

「それについて調べ始めたところ、注意義務と呼ばれる義務があることに気づきました。これがまさにそれに当てはまります」とルメール氏は言う。 「当時は本当に文献があまりありませんでした…そこで私は自分でかなりの量の調査を行い、この注意義務を果たす必要があることに気づきました。このプログラムを導入したいと思った最初の理由は従業員の安全のためでしたが、その後、会社として旅行者に対する責任があることに気づきました。」

ルメール氏はアイロボットの経営陣に自分の主張を提示し、そこで法律と判例を挙げ、注意義務という用語に馴染みのない彼らに注意義務の概念を教育した。組織が旅行管理戦略の拡大を承認したとき、ルメール氏は組織的なサポートのために、医療および旅行セキュリティ会社であるインターナショナル SOS と提携しました。

「私たちのプログラムは時間の経過とともに進化してきましたが、私は注意義務について多くの人とは異なる見方をしています」とルメール氏は述べています。 「従業員に電話番号が記載されたカードを渡していると感じている人もいますが、それは注意義務を果たしていないと私は言います。」

インターナショナル SOS に従業員旅行のリスク インテリジェンス、従業員追跡、医療対応の側面を処理してもらうことは非常に役立ちましたが、ルメール氏はさらに、旅行のベスト プラクティスと旅行地域特有のリスクについての教育を含む、iRobot 従業員向けの導入前教育計画で旅行者の備えを強化しました。

 「これは私にとって重要でした。なぜなら、誰かが医療や安全の支援を必要とする場合に対応計画を立てる必要があるだけでなく、企業と従業員の観点からすると、彼らに任務を成功させてもらいたいし、彼らが直面しているリスクだけでなく、IT 機器や通貨、海外旅行中に直面するであろうリスクを回避する方法など、他の事柄にも備えておいてほしいと思っているからです。」と彼女は説明します。

出発前の活動も、インターナショナル SOS が組織に提供するリスク等級付けに基づいています。 「特定のグレードよりも高いリスク格付けがある場合、それは私がそのプロセスを管理する役員レベルにエスカレートされます」とルメール氏は説明します。 「そこから、[リスク] が高く、極端な目的地に向かう旅行者に特別な要件を設け、準備のために一対一の説明会を行っています。」

トレーニングとリスク分析は最悪のシナリオをカバーするかもしれないが、従業員を怖がらせるためではなく、問題が発生した場合にどのようなプロセスやツールが用意されているかを従業員に理解させるためだとルメール氏は言う。

「海外にいるときに状況を乗り切るのに役立つツールがあるということを旅行者が知っていて、快適なレベルを維持できることが非常に重要です」と彼女は説明します。 「これらのプログラムを導入していない企業が従業員の気持ちをどう感じるか想像するだけで済みます。私自身も海外にいて、突然病気になったり、何らかの事故に遭ったりした場合に何をすればよいのかわからず、恐怖を感じるでしょう。」

ルメール氏が iRobot のための大規模な旅行プログラムの開発に情熱を持っていることは明らかです。彼女は、多くの組織はめったに起こらない大規模な危機しか考慮していないため、このような強力なプログラムを構築できない可能性があることを認めています。しかし彼女は、このプログラムはテロ攻撃や自然災害を超えたものであり、従業員が海外で病気になった場合に特に役立つと述べています。

「人々が考えている高リスクの状況だけではありません。私たちは旅行中のあらゆる懸念事項に対してインターナショナル SOS の使用を奨励しています」とルメール氏は説明します。 「海外のリスクと聞いて人々が思い浮かべるのは、パリ同時多発テロ事件のようなものです。多くの企業が『ああ、私たちにはそんなことは起こらない』と思っていると思いますが、どの企業でも遭遇するであろう事件の大部分は医療事件です。人々が海外に旅行するにつれて、私たちは多くの医療問題に遭遇してきました。重要なことの 1 つは、それらにタイムリーに対応できるようにしたいということです。」

このため、ルメール氏が組織の経営陣と協力してオフィスから実施する中核的な活動の緊急対応計画を作成したとき、すべての旅行の問題が深刻になるわけではないことも念頭に置いていました。彼女は、問題が十分に深刻な場合にのみ幹部レベルのチーム メンバーに警告し、その後対応計画を開始するというコミュニケーション ポリシーを作成しました。

「セキュリティ問題や医療問題など、企業として一貫して整備する必要がある事項がいくつかあります。そのため、これにより、従業員に何かが起こった場合でもパニックに陥らず、集中力を保つことができました。」

最近、アイロボットは旅行プログラムを拡大し、米国内を旅行する従業員にも適用できるようにしました。 

「国内を旅行する旅行者の責任も負わなければなりません」とルメール氏は言う。 「それほど強力なトレーニングではないかもしれませんが、旅行者が自国か国外かを問わず、すべての旅行者を確実に把握し、外国人従業員に対してと同じレベルのケアを提供する必要があります。」

組織における注意義務の重要性についてルメール氏が調査したところ、総合的な旅行プログラムにおいて責任が果たす役割を無視できないことがわかりました。

「責任の観点に関して言えば、それが私の会社がプログラムを導入する動機となったわけではありません」と彼女は言います。 「しかし、インシデントが発生し、賠償請求に直面した場合、企業として、導入前トレーニングを実施したことを証明できることが重要です。」

ルメール氏は、iRobot の旅行セキュリティ プログラムの構築には多くの研究と準備作業が必要な長いプロセスだったが、その成果があったことを認めています。旅行ポリ​​シーの構築や拡張を検討している他の企業に対しては、リスク評価を提供できる企業と提携することをお勧めします。ルメール氏はまた、社内のトレーニングやポリシーによってそれを強化することも推奨しています。 

「当社の従業員は全員、安全な旅行を促進するという当社のビジョンと戦略が何であるかをよく理解できるよう徹底的に訓練を受けています」とルメール氏は言います。 

 

旅行のベストプラクティス

セキュリティ マネージャー兼コンサルタントである CPP の Matthew Porcelli 氏と面談しましたセキュリティ管理出張中の従業員を監視する担当者と同様に出張中の従業員を対象に、出張中に安全を保つ方法について話し合います。

特に空港では注意してください。 

空港は、悪意のある者が知らない旅行者を狙う主要な場所です。常に警戒を怠らず、目立たないようにすることが重要だとポルチェリ氏は言います。彼は、タイで飛行機から降りた後、他の乗客に囲まれていたにもかかわらず、3人に拉致された女性の例を挙げています。 

「監視カメラの映像を見ましたが、誰も顔を上げて見ようとしませんでした」と彼は言います。 「トンネル視野を持たないでください。」

攻撃者は常に周囲を監視して被害者を探しているため、これは特に重要です。最善の防御策は同様に警戒することです。

「侵略者は人々に監視されるだろう」と彼は指摘する。 「彼らはダミーではありません。彼らは誰をターゲットにするかを知っており、セキュリティの専門家と同じように調査を行います。」

書類を安全に保管してください。 

旅行書類の保管とセキュリティは、海外旅行中は特に重要です。そのような物を紛失すると帰国が困難になるだけでなく、機密情報が悪者の手に渡ってしまうためです。 

「パスポートは持ち出さないでください。パスポートのコピーを作成して持ち歩き、原本はホテルの金庫に保管し、コピーも自宅とオフィスのコーディネーターに保管してください。」とポルチェリ氏は言います。

また、彼は、荷物のプラスチック窓に名刺や連絡先情報を残さないことも推奨しています。これはターゲットになる良い方法です。

自分で調べて、海外に連絡を取りましょう。 

組織が旅行およびリスク管理会社を利用している場合でも、今後の目的地での最新の出来事を常に把握しておくのは悪いことではありません。海外世俗諮問委員会 (OSAC) と米国国務省も旅行者向けのリソースを提供しています。 

ポルチェリ氏は、旅行先の可能性のある他の専門家とネットワークを作ることを提案しています。そうすれば、到着する前にその地域の気候について専門家に確認することができます。さらに、旅行前に Google Earth などのツールを使用すると、ルートを計画したり、必要に応じてすぐに脱出したりするのに役立ちます。 

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