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危機に際しては効率的なコミュニケーションが極めて重要
危機が起こったとき、あなたは何をしますか?詳細を何も提供しなかったので、ちょっとしたひっかけ質問です。危機の本質は何でしょうか?何が、あるいは誰が関与しているのでしょうか?軽減する必要がある可能性のある潜在的な影響は何ですか?
危機においては、何が起こっているかの全体像がなければ、取るべき手順について効果的な決定を下すことができないため、明確かつ効率的なコミュニケーションが極めて重要です。また、影響を受けるチームや個人に重要な情報や指示を伝えられる必要があります。
真夜中に、水道本管の破断によりオフィス周辺の道路が浸水した、または工事事故により会社のインターネット接続が遮断され、重要なシステムがオフラインになったというニュースで目が覚めた場合、その情報をどのように伝えて人々に警告し、主要な関係者にビジネスの継続性を確保するための関与を促すでしょうか?
2021 年になり、ほとんどの企業が自由に使える多数のテクノロジーを持っているにもかかわらず、情報を広めるために依然として昔ながらのコール ツリー リストに依存している企業が多いのが現実です。デイジーチェーン式の電話で真夜中に全従業員に連絡するというアイデアは、信じられないほど非効率で、失敗しがちです。人々が電話に出なかったらどうしますか？
緊急一斉通知システム
企業や機関は、イベントや危機の際に警告や指示を効率的に伝達できるように、緊急一斉通知システム (EMNS) を導入する必要があります。 EMNS は、1 つの通信方法に依存するのではなく、さまざまな形式、メディア、プラットフォームを通じて情報を同時に配信することで、広範囲に公開することができ、情報を見る必要があるすべての人に届く可能性が高くなります。
EMNS ソリューションを選択する際に考慮すべき 8 つの基準があります:
- リスク評価の結果。ビジネスを中断したり、安全性やセキュリティ上の懸念を引き起こす可能性のあるリスクとシナリオを検討してください。
- 使いやすさ。EMNS ソリューションは、必要なときに簡単に使用できることが不可欠です。
- 複数の使用例に適合します。発生する可能性が高いと考えられるシナリオに対してソリューションが機能すること、および必要に応じて双方向通信が可能であることを確認してください。
- 相互運用性と統合。EMNS ソリューションは他のシステムとどの程度統合されており、公安や法執行機関との連携や通信を確実に行うことができますか?
- プラットフォームのセキュリティ。EMNS ソリューション自体は、危機時に脆弱なリンクにならないように、堅牢なセキュリティを組み込む必要があります。回復力と回復機能が含まれている必要があります。
- 監査可能性。何が起こったのか、どのように対応したのかわかるはずです。
- カスタマー サービスとサポート。必要なときにサポートにアクセスできることが重要です。危機の最中に質問や問題が発生した場合は、EMNS ベンダーにすぐに連絡して通信できる必要があります。
- ソリューションの価格。安全とセキュリティが最優先ですが、常に予算が問題になります。上記の基準をすべて考慮すると、必要な機能を備えた最も安価なソリューションを選択できるはずです。
今すぐ計画を立てましょう - 危機が始まると計画は立てられないため
危機時には効率的なコミュニケーションが重要ですが、それは偶然に起こるものではありません。インシデントのライフサイクルの各段階での準備が必要です。
- 事件前。最も可能性の高いインシデントに備えて、事前に入力された計画または実行手順書を用意しておきます。可能であれば、ユーザーと定期的に訓練を実施します。
- その間。最新の連絡先情報が記載されたグループ リストを維持し、関係者に警告します。 「私は危険にさらされています」など、最も重要な受信者の応答オプションを特定して監視することで応答します。そして、重要なイベントの種類を最も適切な対応に関連付けることによって回復します。たとえば、サーバーが侵害された場合は、部門や組織全体ではなく、その責任を負うチームに通知してターゲットを絞る必要があります。
- 事件後。事後分析とインシデント対応分析は、必要な追加リソースや自動化の機会を特定し、最終的には同様のインシデントの将来の発生を回避するのに役立ちます。評価すべき主要な指標には、通知プロセスを開始するまでの時間、メッセージ配信と応答時間、通信チャネルによって達成された応答の割合、対象ユーザーのターゲティングの正確性と完全性が含まれます。
今すぐ時間を投資して直面するリスクを検討し、効果的に対応するためのツールと手順を確実に整えてください。
David Wiseman は、BlackBerry の安全な通信担当副社長です。