Wあなたの組織の CEO がゴルフに招待する可能性が最も高いのは、CFO ですか、それともあなたですか?このような質問に対する答えは明らかになります。そして、それはセキュリティ専門家と彼らが同時代人たちからどのように見られているかについて多くのことを示しています。

効率を最大化するには、経営幹部のテーブルに着席する必要があることは自明の理となっています。そして、コミュニケーション スキルは、組織内でランク付けされているセキュリティ専門家が最終的にその席を獲得するかどうかに最も重要な役割を果たす可能性があります。

企業経営者は、好むと好まざるにかかわらず、他人に対する自分の有用性が定期的に評価され、測定されていることを認識しています。その継続的な評価が現実です。経営幹部の地位を獲得したいと考えているセキュリティ専門家は、この状況が自分たちの現実でもあることを認識する必要があります。

これを考慮すると、軍や法執行機関の言語やスタイルで日常的に話したり書いたりするセキュリティ専門家は、MBA を取得し、現代の企業経営者の言語でコミュニケーションできる人々とは異なる評価を受けるリスクを抱えています。彼らの貢献の最終的な価値に関係なく、セキュリティ専門家が企業経営者ではなく法執行官のようにコミュニケーションをとれば、最終的にはそのように扱われ、それに応じた報酬が支払われることになります。

管理とリーダーシップ開発という幅広いテーマに関して多くのことが書かれています。しかし、エグゼクティブコミュニケーションのより具体的な分野や、リーダーの成功に対するこれらのスキルの重要性についてのガイダンスはあまりありません。これは残念なことです。なぜなら、職場では、アイデアの言葉遣いやプレゼンテーションが、アイデアそのものと同じくらい伝わるからです。場合によっては、スタッフがアイデア自体の重要性を評価しようとするときに、この言語からヒントを得ることもあります。健全なアイデアでも、表現が不十分であれば、不当に却下される可能性があります。

同じ考えを共有する

セキュリティ専門家は、何よりもまず、職業上の成功は単に仕事をうまくこなすことによって得られるものではないことを認識する必要があります。また、効果的にコミュニケーションし、適応する能力にも依存します。

マネージャーは、過去の業績の栄光に安住して成功することはできません。セキュリティ専門家が過去の業績や成功をどれほど正当に誇りに思っていても、社内か社外かにかかわらず、現在の顧客が必ずしも過去の勝利の直接の受益者ではないことを認識する必要があります。価値を提供するために、専門家は、現在のニーズや期待を抱える同僚や顧客と継続的かつ効果的にコミュニケーションできなければなりません。

言語学者によると、2018 年に最も使用されたビジネス言語の 3 つのフレーズは、「同じ認識を持っています」、「行動計画」、「ゲームチェンジャー」でした。これらの用語は、セキュリティ部門を含む職場で今でも頻繁に聞かれます。これはなぜでしょうか?

これらのフレーズは行動の必要性を暗示しています。会話で使用すると、人々が同じ認識を持ち、よく検討された行動計画を追求することに同意した場合に生産性が向上する可能性があるという認識を伝えます。適切に実行すると、結果として得られる出力は多くの場合、ゲームチェンジャーとなります。フレーズ自体は少し使い古されてきているかもしれませんが、それでもチームワークと努力の重要性を反映しています。

さらに、「同じ認識を共有する」ことは、効果的な経営幹部とのコミュニケーションを考える際にも関連性があります。経営幹部と同じ認識を持つには、多くの場合、より高いレベルの視点を取り入れる能力が必要です。

たとえば、マネージャーが CEO にセキュリティ関連の運用開発について説明しています。会話を始める前に、セキュリティ専門家は CEO の視点から状況がどのように見えるかを検討する必要があります。つまり、このセキュリティ開発が会社全体にどのような影響を与える可能性があるか?会社にとって長期的な意義はあるのでしょうか？この発展は何らかの形でビジネス全体の成長を可能にすることができるでしょうか?

セキュリティがこれらのビジネス目標にどのように貢献できるかなど、同様の質問を事前に検討しておくことは、セキュリティ専門家が経営幹部と同じ認識を持っていることを示すのに役立ちます。この準備と配慮は、マネージャーの誠実な意見を傾聴に値する声として確立するのに役立ちます。

全体像の影響を伝えることは、マネージャーが要点を理解するという別の重要なコミュニケーション要素を支援することにもなります。ほとんどの経営幹部は時間に合わせて複数の要求を抱えているため、延々と続くようなセキュリティに関するブリーフィングは好意的に受け入れられない可能性があります。全体像を要約することは、コミュニケーションを終わらせる効果的な方法として役立ちます。「要するに、この状況は影響を与えるほど広範囲に広がる可能性があるということです…」 解決策を提案することは会話を効果的に強調することができますが、ここでマネージャーは注意しなければなりません。場合によっては、解決策が明らかではない場合があり、失敗する可能性が高い解決策を提案するのは危険です。

それでも、マネージャーは起こり得る質問に備えておくことをお勧めします。たとえば、管理者は、特にセキュリティの専門家ではない人にとって何が不明瞭であるかを考え、サムネイルによる説明を用意しておくこともできます。これは、専門家が概念を説明するのに苦労しているときに、不必要な詳細に行き詰まってしまうのを避けるのに役立ちます。マネージャーが混乱の原因が何なのか正確にわからない場合は、質問を明確にすることで役立ちます (例: 「では、知りたいのは、資金調達の側面がどのように機能するかということですか?」)。そうすれば、マネージャーは間違った情報を提供して幹部の時間を無駄にすることがなくなります。

質問の準備と併せて、専門家が行っている議論や提案をできるだけ厳密に保つことも役立つでしょう。問題について話し合うときは、誇張したり、不安を煽ったりしないようにしてください。これを行うには、統計を再確認し、議論の論理的な流れに時間を費やすことが良い方法です。これには追加の準備やリハーサルが必要になる場合がありますが、通常はそれだけの価値があります。

聴衆を知る

多くのセキュリティ専門家にとって、コミュニケーションの大部分は経営幹部ではなく、スタッフや同僚と関係しています。ほとんどの職場では、従業員の年齢はさまざまですが、最近、関連する傾向が現れています。ミレニアル世代（ピュー研究所によると、1981 年から 1996 年に生まれ、現在 24 歳から 39 歳の人々）は現在、米国の労働力の中で最大の世代となっています。

この統計だけを見ても、ほとんどの企業の従業員のかなりの部分がこの年齢層に該当すると考えられます。そして、コミュニケーションにおける実証済みのルールは、聴衆を知ることです。今日、多くの職場で社会の変化と力学が急速に変化しており、明確かつ適切な表現がこれまで以上に重要になっています。会社の従業員の大半がミレニアル世代である場合、最大限の効果が得られるようにコミュニケーションのスタイルと内容を形作ることができるように、管理者はこの年齢層に共通する資質や特質のいくつかを知る義務があります。

世代の違いと行動パターンを研究している人々は、多くのミレニアル世代が職場に活力と情熱をもたらし、さらに意見を聞いてもらいたいという強い欲求を持っていると述べています。また、多くのミレニアル世代は、組織図上の自分の位置に関係なく、承認、公平性、正義を公然と求める傾向があります。彼らにとって、過去の硬直性と教義は進歩の障害となっています。

セキュリティ専門家は、コミュニケーションの有効性の観点からこれらの特性が何を意味するかを考慮する必要があります。ミレニアル世代は意見を聞いてもらうことに強い関心を持っており、専門家はコミュニケーションで意見やフィードバックを確実に求める必要があることがわかります。若い従業員が認められることを求めることに関心があるということは、プロフェッショナルがコミュニケーションの中で定期的に若手従業員を認めるべきであることを示唆しています。そして、公平性と正義に対する彼らの関心は、管理者が会社の方針や行動を説明する際にそれらの要素に注意を払うべきであることを示唆しています。

相手ではなく相手に話す

一部のコミュニケーション方法は他の層よりも特定の層に適していますが、いくつかのヒントは普遍的です。たとえば、誰かに向かって話すのではなく、常に誰かに話しかけてください。

口頭でコミュニケーションをとるとき、マネージャーは相手を感動させたり抑圧したりしようとすべきではありません。勝者が相手からコントロールを奪い取る競争的な競争として会話をアプローチしようとすべきではありません。残念なことに、一部の専門家は、自己承認を積み重ねたり、パートナーの参加を積極的に最小限にしたりして、会話をコントロールしようと努めています。

代わりに、マネージャーは会話相手の視点を認めるように努めるべきです。そうすることで、相手の意見を検証し、相手の意見に対するマネージャーの関心を示します。このような承認は積極的な傾聴を反映しており、肯定的な認識を伝えます。さらに、そのような承認は、彼らのアイデアについてのさらなる議論につながる可能性があります。これにより、マネージャーはアイデアについてより多くの洞察を得ることができ、最終的にはより賢明に対応できるようになります。

電子通信

リモートワーカーが拡大し、デジタルコミュニケーションがデフォルトとなる中、マネージャーはプロフェッショナリズムの側面を誤るべきです。

電子的に通信するときは、大声を出さないようにしてください。すべて大文字を使用したり、メッセージを「..……」、「??????」、または「!!!!!!!」で終わらせたりしないでください。カジュアルなテキストの略語 (笑、ああ) の多用も避けるべきです。

一部の専門家は、メールに返信するとき、マネージャーは怒りの返信を返す前に常に「エグゼクティブポーズ」を取るべきだと推奨しています。マネージャーが受け取った電子メールが挑発的または非難的なものである場合、マネージャーは、より慎重な応答を送信するために、そのメールを脇に置いて、後で戻ってくることを望むかもしれません。

訴訟が起きた場合、テキスト メッセージを含む電子通信が発見される可能性があることも覚えておいてください。幼稚または無礼なコミュニケーションは、セキュリティ管理者が後で裁判官または判事の前で証言しなければならない場合に、当惑したり、さらに悪いことになる可能性があります。

さらに、マルチタスクを減らしてください。同僚とチャット中にメールを送信することは失礼であるだけでなく、マネージャーの学習能力を妨げます。職場での口頭でのコミュニケーションは、情報交換に最適な方法です。マルチタスクは生産性を向上させる方法として専門家によって賞賛されることがありますが、口頭でのコミュニケーションと混ざると誤解が生じる可能性があります。

口頭および電子コミュニケーションに加えて、ボディランゲージにも注意してください。

多くの人事専門家と一部のセキュリティ専門家は、ボディランゲージの使用と解釈に関するトレーニングを受けています。これは多くの場合役立ちます。

たとえば、経験豊富な事実認定者は、取り調べ中に真実とは言えないことを言われたとき、ペンとメモ帳を静かに置くと、今言われた内容に対する不信感が伝わることを知っています。

会話中に目をそらすということは、議論されている内容に興味がないことを示しています。管理者はこれらのメッセージに留意する必要があります。

ボディーランゲージは、マネージャーが明確な傾聴の姿勢でオープンさを伝える効果的な方法を提供します。そわそわしたり時間を確認したりするような気が散る動作をせずに、会話中に役員や同僚に同様に十分かつ快適な注意を払うことは、効果的なコミュニケーションにとって恩恵となります。関心と敬意が伝わり、コミュニケーションが生産的になるという自信が生まれます。また、マネージャーは人の話を聞くことでリードすることも示しており、これは結局のところ、最も静かに効果的なリーダーシップ スタイルの 1 つです。

ユージン F. フェラーロ、CPP、PCI、SPHR (HR 上級専門家) は、海軍司法学校の卒業生であり、12 年間 PCI レビュー コースのプログラム アドバイザーを務めています。彼は、世界的なコンプライアンスおよび内部告発ホットラインを提供する Convercent, Inc. の創設者であり、元 CEO です。