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リモートワーカーの監視

デイブ・ジエリンスキー著

2020 年 9 月 17 日

セキュリティ管理は次の会社と提携しています職場の主要なトピックと戦略に関する関連記事をお届けします。

在宅勤務する従業員が増えており、遠隔監視技術を利用して従業員を監視する雇用主も増えています。これらのツールは、キーストロークの追跡や、主要なアプリケーションや Web サイトでの従業員のアクティブ時間とアイドル時間の測定など、複数のタスクを実行します。監視ツールは、企業がデータセキュリティポリシーを適用したり、従業員が自宅でラップトップに座っているかどうかを確認するために写真を撮ったりするのにも役立ちます。

しかし、追跡ツールにはリスクがないわけではありません。職場の監視は、従業員がプライバシーの権利を有する場合、および監視されていることを通知する必要があるかどうか、またいつ通知する必要があるかについて、さまざまな連邦法および州法に準拠します。法的な観点から見ると、監視を公開することが最も賢明な戦術です。監視されることを従業員に知らせることで、プライバシーに対する合理的な期待が取り除かれます。この要素は、コモンローに基づいて生じるプライバシー侵害訴訟の根拠となることがよくあります。

このような監視ツールの使用について透明性を保つことは、法的な落とし穴を避けるために不可欠であると同時に、プライバシー問題に関して従業員の信頼を築く鍵でもあります。

によると、人事リーダーの 26% は、コロナウイルスのパンデミックが始まって以来、リモートワーカーを追跡するために何らかのソフトウェアまたはテクノロジーを使用したと報告しています。これはパンデミックが蔓延していた4月の16％から上昇している。追跡には、職場のコンピューターの使用状況、従業員の電子メールや内部通信、職場の電話の使用状況、従業員の位置や移動の監視が含まれます。

多くの経営幹部は、リモートワークが定着することを理解しているため、そのようなテクノロジーの使用に注目しています。 Gartner は、雇用主の 47% が今後、従業員にフルタイムでリモート勤務を許可する予定であると予測しました。さらに、複数の業界のビジネスリーダーの 82% が、閉鎖された職場を再開する際に、少なくとも一部の時間は従業員にリモート勤務を許可することを計画しています。

組織が従業員監視ツールを使用する際には、その意図を明確にすることが重要であると、HR 業界アナリストであり、人事専門能力開発組織であるカリフォルニア州オークランドの Josh Bersin Academy の創設者である Josh Bersin 氏は言います。

「目的は従業員に利益をもたらすことでしょうか、従業員を評価することでしょうか、それとも従業員に罰則を与えることなのでしょうか？」ベルシン氏は言う。「そのアイデアが従業員に利益をもたらすことであれば、それは良いアイデアです。従業員を評価することであれば、それは潜在的に危険です。そして、従業員に不利益を与えることであれば、それはおそらく悪いアイデアです。」

複数の監視ツール

Teramind、ActivTrak、InterGuard、Sneek、Hubstaff などの企業は、組織が従業員を自宅で監視できるテクノロジーを提供しています。「これらは、これまで多くの企業が購入していなかったツールです」と、ガートナーの人事部門リサーチ部門責任者ブライアンクロップ氏は言います。

Teramind のテクノロジーは、従業員がアプリ、ウェブサイト、メールに費やした時間を追跡できます。チームの生産性レベルを測定する。データセキュリティポリシーの適用を支援します。 Teramind では、新型コロナウイルス感染症危機が始まって以来、通常の 3 倍の販売見込み客が自社の Web サイトに到着していると、マイアミに本拠を置く同社のグローバルオペレーション担当バイスプレジデントであるイーライサットン氏は述べています。

組織がこのテクノロジーを使用する方法の 1 つは、リモートの従業員が生産的なアプリケーションや Web サイトと非生産的なアプリケーションや Web サイトに費やした時間を追跡することです、とサットン氏は言います。このツールには、対象エリアで費やしたアクティブ時間とアイドル時間を測定する機能があります。

Teramind のツールを使用すると、従業員は監視ソフトウェアから定期的にログアウトして、個人の電子メールのチェックなど、業務以外のタスクを短時間完了することができます。「これにより、完全なプライバシーを取り戻すことができ、今日の在宅勤務環境に非常に適しています」とサットン氏は言います。従業員が医療ポータルや個人の銀行口座などの機密性の高い Web サイトにアクセスした場合、このテクノロジーは自動的に無効になる可能性もあるとサットン氏は言います。

ActivTrak も、人事やラインのリーダーが従業員が自宅でどのように過ごしているかをより詳細に把握できるテクノロジーを提供する企業です。

「リモートの従業員やチームの生産性と仕事習慣を改善する方法を求めるお客様の関心が高まっています」と、テキサス州オースティンに拠点を置く ActivTrak の製品担当バイスプレジデント、Javier Aldrete 氏は述べています。「このテクノロジーは、従業員が毎日いつ特定のタスクに取り組んでいるかについてのレポートを提供するため、潜在的な意欲の低下や燃え尽き症候群の兆候を示すこともできます。」

ActivTrak は、遠隔地の従業員が適切なデータセキュリティを実践していることを確認するのにも役立ちます。たとえば、従業員が会社によって承認されていないストレージ領域にファイルを保存したり、組織によって承認されていないアプリを使用したりした場合、自動アラートがマネージャーに送信され、マネージャーがそのような行為をフォローアップできます。

モニタリングの法的影響

リモートワーカー向けの監視テクノロジーを使用する雇用主は、職場でそのようなテクノロジーを使用する場合と同じ法的ガイドラインに直面すると法律専門家は言う。ただし、従業員が自宅で仕事目的で個人のデバイスを使用する場合は、特別な考慮事項があります。

「ほとんどの場合、州法では監視を事前に通知することで従業員のプライバシー権を保護することが義務付けられています」と、ピッツバーグのオーグルツリー・ディーキンスの雇用弁護士ジェニファー・ベッツは言う。「ベストプラクティスは、監視について従業員の同意を書面で得ることです。」

このような透明性は、優れた法律慣行であるだけでなく、優れた経営慣行でもあります。「従業員が監視テクノロジーの使用に驚くと、非常にイライラすることが常にわかっており、それが従業員の士気に影響を与えるとクロップ氏は言います。」「これらのツールが使用されているという噂は常に広まります。問題は、従業員にそれについて経営陣から学ばせたいのか、それとも別の情報源から学ばせたいのかということです。」

組織が監視テクノロジーを導入する場合、リモートの従業員が仕事に個人のデバイスを使用している可能性があることを考慮する必要がある、とカリフォルニア州アーバインの法律事務所フィッシャー・フィリップスのパートナーであるウサマ・カーフ氏は言います。「従業員は通常、会社の別のポリシーが書面で伝えられていない限り、パソコンや電話を使用する際にプライバシーが守られることを期待しています」と彼は言います。従業員の個人用デバイスに影響を与える何らかの形式の監視テクノロジーを使用し、その監視から得た情報 (従業員のデバイスが企業ネットワークと通信しているときに収集される情報を超えて) を保持している場合は、会社が何をしているのか、なぜそうしているのかを開示する書面によるプライバシーポリシーが必要であるとカーフ氏は言います。

「そのポリシーでは、従業員がプライバシーを合理的に期待できない状況や用途について詳しく説明する必要があります。」と彼は言います。

従業員の個人用デバイスが企業ネットワークまたは仮想プライベートネットワーク (VPN) に接続されている場合、企業にはそのような状況で従業員にデータセキュリティ監視対策への同意を求める法的権利があるとカーフ氏は述べています。

ビジネスを行うためのビデオ会議の使用に関しても法的問題が生じており、特に従業員の画像や音声を許可なく記録することに関連するとベッツ氏は言う。たとえば、組織はそのようなビデオ録画を使用してトランスクリプトを作成したり、通話を記録したり、将来のトレーニングを目的としたりする場合があります。

「一部の州には、雇用主が従業員の音声や画像を同意なしに録音することを制限する盗聴法があります」とベッツ氏は言う。

監視の先進的な利用法

一部の組織では、監視から収集したデータを、遠隔地の従業員を監視するだけでなく、最終的な職場復帰の計画にも役立てています。

クロップ氏によると、ある金融サービス会社は、1時間に処理する保険金請求の数と、それらの保険金請求に関連するエラー率という2つの重要な方法で最前線の従業員のパフォーマンスを測定しているという。同社は、新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) 感染症流行期間中のリモートワーカーのパフォーマンスを分析したところ、興味深い点を発見しました。それは、さまざまな従業員が、1 日のまったく異なる時間帯に、最高の生産性と効率レベルで業務を行っていたということです。

「一部の人は午前中の早い時間帯に請求処理速度が速く、エラー率が低く、他の人は午後にそれらの指標でより良いパフォーマンスを示したことがわかりました」とクロップ氏は言います。「夜遅くまで頑張っている人もいました。」

会社が従業員を職場に戻す取り組みを始める際に、このような調査結果が役立つ可能性があると彼は言う。「多くの組織は職場で社会的距離を保つ必要があり、従業員の勤務時間を『時間変更』する可能性があります」と彼は言う。「人々が自宅で最も生産性が高いことが証明された時間帯に従業員のシフトをスケジュールできる限り、有益である可能性があります。」

ビジネスリーダーがオフィスへの復帰、従業員の完全なリモート化、またはその中間を予想している場合でも、監視ツールは仕事の進め方や組織が最前線で働く従業員をどのようにサポートできるかについて貴重な洞察を提供します。

監視するときは目的を理解する

ビジネスリーダーは、リモート従業員の活動を監視する際に、豊富なテクノロジーオプションを選択できます。専門家らは、どの種類のソフトウェアを使用するか、さらには監視するかについての決定は、いくつかの基本的な質問に帰着すると述べています。「なぜ従業員を追跡するのか?」あなたの主な動機は、リモートワーカーの生産性と労働条件を改善することですか?それとも、在宅勤務時間が乱用されないよう、監視と取り締まりを強化していますか?

一部のテクノロジーは両方の目標に対応できますが、目的を明確にすることが重要だと、Forrester 社のアナリストで従業員の生産性の問題を専門とする David Johnson 氏は述べています。専門家によれば、監視されているという知識だけで、人間の行動は通常改善されるという。しかし、監視が厳格な方法で使用されると、従業員の信頼が損なわれ、組織のために最大限の努力をしようとする従業員の意欲が低下する可能性があります。

金融や医療など、規制の厳しい業界の一部の企業では、コンプライアンス上の理由から従業員を監視する必要があるかもしれない、とジョンソン氏は言います。しかし、彼は他の組織に対して、リモートワーカーのキーボードストロークをすべて監視するのではなく、リモートワーカーの行動と課題をより深く理解するという考えで監視ソフトウェアを使用することを推奨しています。

「このソフトウェアを使用すると、人々が自宅でどのように時間を過ごしているか、また、持ち物が多すぎるのか少なすぎるのかについて、優れた洞察を得ることができます」とジョンソン氏は言います。「リーダーシップチームの主な目標は、リモートワーカーのニーズをサポートする方法を見つけ出すことです。そのためには、自動化の強化や技術サポートの向上などの変更が必要になる可能性があります。優れた従業員エクスペリエンスを生み出すことに優れた企業は、罰則ではなく、好奇心から監視ソフトウェアによって作成されたデータを調べます。」

何が測定されているかを知る

監視ソフトウェアは、仕事以外の Web サイトやアプリに費やした時間ではなく、リモートの従業員が電子メール、Word、Excel、PowerPoint などの仕事関連のアプリケーションを使用する頻度を測定できますが、これらの指標は欺瞞的な場合があります。

「ソフトウェアの使用から人々の生産性について結論を導こうとすることは、滑りやすい坂になる可能性があります」とジョンソン氏は言います。「活動が増えるということは、従業員の生産性が向上するということですか? 特に知識労働が関係する場合は必ずしもそうではありません。」

最高のパフォーマンスと生産性を誇る従業員が、常に最長の労働時間を記録しているわけではない、とジョンソン氏は言います。「トップの従業員は 1 日の労働時間は短いかもしれませんが、その時間をはるかに効率的かつ効果的に活用しています。」

透明性と意図

透明性は監視ソフトウェアを効果的に使用するための鍵です。

「従業員が経営者に監視されているとは知らされていないのに、別の方法でそれを知ってしまうと、非常に不快になります」と、アトランタに拠点を置く HR テクノロジー調査および顧問会社、Sapient Insights Group の最高研究責任者、Stacey Harris 氏は言います。「テクノロジーの使用について透明性を保つ必要があるだけでなく、従業員も知っておく必要があります。なぜ彼らは監視されています。”

意図が監視ツールの使用に大きな違いをもたらすとハリス氏は信じています。「最小公倍数、つまり企業内で最もルールを破る人に基づいてポリシーを立てるのは非常に簡単です」と彼女は言います。「しかし、これに優れた組織は、それらの異常値だけではなく、最も生産的な方法で仕事を遂行する従業員に基づいてポリシーを作成し、それらの従業員が最高レベルのパフォーマンスを維持するために必要なサポートとリソースを確保できるようにします。」

監視ソフトウェアにはその役割がありますが、それを万能薬と見るべきではありません。「たとえリモート環境であっても、管理者が従業員と頻繁に連絡を取り合うことに代わるものはありません」とジョンソン氏は言います。「これは単に優れたリーダーシップの実践であり、生産性追跡ツールで置き換えることはできません。」

デイブジエリンスキーはミネアポリスのフリーランスのビジネスライター兼編集者です。

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