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電子メールやインスタント メッセージでの法的な悪夢を回避する方法
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従業員関連の法的問題について上司、社内弁護士、または社外の労働弁護士と話し合っているところ、電子メールやインスタント メッセージに訴訟を台無しにする可能性のある内容を書いたことに気づくことを想像してみてください。 「ポール、心配しないでください。そのメールで彼の年齢に言及したり、彼を恐竜などと呼んだりしない限り、私たちは大丈夫です。...待って、あなたしませんでした それをメールに書き残しましたよね？」 （ゴクゴク！）
「大騒ぎする時間だ。あなたがそれをしたなら、それを所有してください。しかし、もちろん、今となっては間違いを取り消すには遅すぎます。代わりに、そのメールを見つけて、なぜそのように書いたのかについての弁護を準備する必要があります。そうしないと、業績評価の文脈で元従業員の年齢に言及したのが間違いだったことを確認することになるでしょう。
あなたの返答が何であれ、あなたの会社は法的穴から自らを掘り起こし、原告の弁護士によって明らかに悪用されるであろう挫折を乗り越えなければなりません。「ファルコーネさん、12月11日のあなたのメールでは、私のクライアントを恐竜—コンピューターが登場する前の先史時代の誰か。あなたはパトリシア・マーフィーとのやりとりの中で、それについて冗談を言っているように見えました。その時は面白いと思いましたか？私のクライアントを犠牲にして笑いを取ろうとしたのですか？おそらくあなたは、同僚の目に彼を中傷し、屈辱を与えることを望んでいたのでしょう。もしかしてそういうことだったのか？』
この特定の電子メール、つまり、年齢的に保護されている特性のためにこの人に対して抱いていた嫌悪感を証明するために、数か月後に文脈から切り離されて取り出される可能性のある電子通信の一部が、あなたが法律事務所で退廷させられている間、または証言台の陪審員の前で、あなたを悩ませるために戻ってくる可能性があることを当時知っていたら。このような不注意なミスは、経営陣や管理者が、訴訟に発展した場合に自分の行動が及ぼす影響を考慮せずに犯してしまう可能性があります。
オンライン コミュニケーションの悪夢を回避する際に理解すべき重要な概念をいくつか紹介します。
電子メールのコメントは証拠として使用されます
「まず、電子メールの『e』は証拠を表すということを理解してください」と、イリノイ州シカゴのリトラー社の経営陣側の雇用弁護士であり株主であるジェフ・ノワク氏は述べた。 「電子メールは、刑法における DNA と同様に、民法においても重要な役割を果たしています。訴訟の結果をわずかに変えることができる、議論の余地のない証拠の豊富な情報源です。」
マネージャーは通常、毎日何百もの電子メールを作成するため、電子メールは、簡単な考えやアイデアを伝達するためのカジュアルな手段となっています。インスタント メッセージやその他の形式の電子チャットにも同じことが当てはまります。
電子メールは、刑事法における DNA と同様に、民法においても重要な役割を果たしています。事件の結果をわずかに変えることができる、議論の余地のない証拠の豊富な情報源です。
「そして、この何気ない非公式こそが、すべてを非常に懸念させているのです」とノワクは言った。管理者が作成したすべての電子コミュニケーションは、「それを書いたときの精神状態の証拠として、大きなビデオ画面で爆破され、陪審員の前に置かれる可能性があります。精神状態は、その個人の年齢、人種、障害、またはその他の保護された立場に基づいて、原告/元従業員に対して抱いていたとされる何らかの形の悪意を明らかにする可能性があります。」
その結果、ほとんどの弁護人は、従業員ニュースレターに投稿しない内容を電子メールに投稿しないようにと言うでしょう。インスタント メッセージングやテキスト メッセージングにも同じことが当てはまります。あらゆる形式の電子通信は、特定のトピックや人物に関する書面による通信がないかシステムを調査する訓練を受けたフォレンジック IT コンサルタントから簡単に入手できます。そして、必要なのは、個人の背景、年齢、その他の保護される特性に関する 1 つまたは複数の的外れな発言や交換だけで、法的弁護戦略にダメージを与えたり、著しく弱体化させたりすることになります。もちろん、このコメントはまったく文脈を無視して受け取られるかもしれませんが、恋愛と戦争（そして雇用訴訟の世界）ではすべてが公平です。
電子証拠を破棄しようとしないでください
問題のある電子メールを単に削除することは、いくつかの理由から間違いである可能性があります。まず、電子通信は削除しても復元できることが多いため、削除することは効果的ではない可能性があります。たとえば、管理者が電子メールを削除し、ゴミ箱フォルダーを空にし、空になったゴミ箱フォルダーの内容を削除しようと何らかの方法でハード ドライブの内部に手を入れたとしても、システムやフォレンジック IT スペシャリストの目の肥えた目からメッセージを完全に消去できない可能性があります。
「さらに悪いことに、法的紛争に関連する証拠を故意に、または偶発的に破壊した場合、証拠の盗用の申し立てにつながる可能性があります」と、カリフォルニア州サンディエゴのオーグルツリー・ディーキンスの管理株主であるクリストファー・オルムステッドは述べた。 「そのような主張が認められた場合、訴訟において重大なマイナスの結果を招く可能性があり、そもそも削除された情報によって引き起こされる問題よりも企業にとってはるかに有害となる可能性があります。」
ダメージを暗号化するのは危険
同様に、フォローアップのコミュニケーションでは「被害を文書化する」ことに注意してください。 「たとえば、」とノワク氏は述べた、「『セクハラ』は一般に法的結論とみなされます。書類に『コナーがエマに嫌がらせをした』と書けば、会社が実際に嫌がらせがあったことを認識していたことを証明するために原告の弁護士によって悪用される可能性があります。」
そのような確固たる声明を立てるのではなく、「コナーの行動そう見える フレンドリーで包括的な職場環境の構築と維持に関する当社の会社ポリシーに違反する」または「コナーの行為提案するエマから安全な距離を保つようにという事前の警告を彼は真剣に受け止めなかったのです。」あなたが書いた内容はスタッフのメンバーに与えられた損害を成文化したものではないと主張する裁量権を常に自分自身に与えてください。
説明的な言葉は友達ではありません
経験則として、無関係な説明 (例: - で終わる単語など) は避けてください。ly) 正式なビジネス文章で。 「時々、マネージャーは次のような言葉を不必要に使用します。意図的に、故意に、故意に、そして 故意に 明らかな点を強調したり、詳細な事実陳述の代わりとして、彼らのメッセージや進歩的な懲戒文書に追加することはできない」とオルムステッド氏は述べた。 「誰かがしたことや言ったことを正確に説明すると、『意図的に』などの言葉が不要になることがよくあります。」
性格説明ではなく具体的な事実に固執すれば、反対尋問中に攻撃的な原告の弁護士による偏見や邪悪な動機による非難の影響を受けにくくなります。 「ファルコーネさん、その時の私のクライアントの精神状態をどうやって知ったのですか？どうして彼がやったことを確信していたのですか？意図的に そして意図的に、あなたが彼に出した懲戒警告の中で主張しているとおりですか？」これらの言葉は心の状態に関する仮定とみなされ、原告の弁護士は、あなたが原告を懲戒した時点で、その個人の精神状態についてのあなたの仮定を、その人の年齢、人種、性別、またはその他の保護されるカテゴリーに結び付けて、あなたの信頼性を損なうためにこれらの言葉を使用する可能性があります。
性格説明ではなく具体的な事実に固執すれば、反対尋問中に攻撃的な原告の弁護士による偏見や邪悪な動機による非難の影響を受けにくくなります。
弁護士と依頼者の特権を適切に活用する
最後に、原則として、弁護士と依頼者の特権を効果的に使用する方法を理解してください。この記事の範囲を超える特権の仕組みを規定する特定のガイドラインがありますが、一般的には次のようになります。
- メールの宛先を弁護士にする場合は、件名に「弁護士と依頼者の特権」とマークし、メールを開いて「特権および機密: 弁護士と依頼人の特権コミュニケーション」
- 電子メールの宛先は弁護士に限定してください。弁護士以外にメールを送信する場合、弁護士と依頼者の特権を主張することはできません。上司の真似をする必要がある場合は、その人が具体的に知っておく必要があることを確認してください。しかし、15 人の人物のコピーをした場合、裁判官はその特権が正当でないと結論付け、その文書を公の記録の一部にする可能性があります。
- メールの最後で、弁護士に法的分析と推奨事項を依頼してください。
特権が保証されているわけではありませんが、これらのルールに従うことで、特権を維持し、その文書が陪審員の目に触れる可能性のある公の記録の一部となるのを阻止できる最大のチャンスが生まれます。
実際的なガイドラインとして、文書に「弁護士・依頼者特権」のマークを付けようと考えている場合は、必ず弁護士に電話して、まずその件について話し合ってください。このような場合には、1 オンスの予防が 1 ポンドの治療に匹敵するかもしれません。
電子メールやインスタント メッセージングはカジュアルで馴染み深いものになっていますが、最近では原告側の弁護士にとって主要な狩場となっています。事前警告は事前に準備されています。これらの文書化に関するヒントは、訴訟の分野で潜在的に待ち構えている罠を回避するのに役立ちます。
ポール・ファルコーネ () は、 に頻繁に貢献しています。SHRM オンライン また、パラマウント・ピクチャーズ、ニコロデオン、タイム・ワーナー、シティ・オブ・ホープ・メディカル・センターなどの企業で人事部門の上級職を歴任してきました。 彼は SHRM Speakers Bureau のメンバーであり、企業リーダーシップ トレーナー、認定エグゼクティブ コーチ、そして 5 冊の本の著者です。(ハーパーコリンズのリーダーシップとアマコム)。 彼の他のベストセラーには次のものがあります , , そして .
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