リーダーであることは、時々丘を登るように感じることがあります。丘の頂上に登ると、あなたの中の探検家は、何が見つかるだろうかと考えています。定期的に、さらに別の丘を眺めることができます。リーダーは、ピークもゴールも存在しないと感じがちです。彼らは 1 つのタスクを終えただけで、上を見上げると、他のタスクの山が高く積み上げられ、机の上に溢れているのが見えました。

最近、監督スタッフの一人が、自分は決して出世できないと感じ、著者に不満を表明しました。現場での出来事により彼の対応が必要となり、スタッフの指導が彼の一日を中断し続けたため、プロジェクトは遅れ、新しいプロジェクトは終わりがないように見えました。

これはすべてのリーダーに起こりますが、どうすればよいでしょうか?いかなる種類のゴールラインも決して越えないことは精神的に疲れ、士気が低下しますが、そもそもゴールラインを定義するのは難しい場合があります。大工が一日の終わりに後ろに立って、自分が作った新しいデッキを賞賛するときや、電気技師がスイッチを入れて倉庫内のすべての新しい備品が点灯するのを眺めるときなど、目に見える成果をもたらす職業もあります。しかしその一方で、セキュリティ リーダーは、ゴールに近づくたびに、新たな脅威が出現したり、企業の要件が変化したりするたびに、状況が動いたり、完全に消滅したりするように感じることがあります。

セキュリティ マネージャーは、ついに大きなプロジェクトを完了し、従業員を成功に導くよう指導したり、苦労している従業員に対処したりするかもしれませんが、実際に祝う時間がなくなる前に、同じくらいまたはそれ以上に困難な別のことが待っています。

「計画に失敗すれば失敗する」ということわざがありますが、これは緊急時への備え以外にも当てはまります。自分がどこへ向かっているのかが分からないと、決して前に進めないと感じてしまいがちです。旅の計画を立てることが役立ちます。

 

遅延の受け入れ

ジュニアリーダーとして、著者はよく遅くまで残ったり、仕事が終わった後に荷物を家に持ち帰ったりすることがよくありました。彼は夕方まで仕事をしながら、このプロジェクトだけを終わらせることができれば、次の大きな仕事に取り組む時間が確保できると自分に言い聞かせました。それは決して結果ではないようです。

朝、机に座るとき、周りを見回して、山積みの紙やプロジェクトリストに圧倒されていると感じたことはありますか?毎週、取り組むべき最も重要なことは何かを理解することから始まり、すべてが重要であることに気づきます。リストを作成し、勤務週の最終日までにすべてを完了できることを確認します。

1 週間を通して、新しいプロジェクトが具体化し、従業員が問題点や状況を改善するために実装できる提案を持ち込んできます。週の終わりに、あなたは座って、いくつかのことを完了したものの、計画していたすべてを完了していないことに気づきました。実際、あなたのリストはさらに長くなってしまいました。

山に向かって長いハイキングを考えてみましょう。ハイカーたちは、食料、十分な水、必需品を持参して準備をしていた可能性があります。しかし、起伏に富んだ丘陵地帯を何時間も歩いても、ハイカーたちはまだ山のふもとに到達しておらず、急速に雲が立ち込めてきて、雪が降ることが予想されていました。

ハイカーの一人が引き返すよう提案した。失望したにもかかわらず、彼らは次の週末にも山はまだそこにあるだろうと自分に言い聞かせました。再びトレイルをハイキングしたとき、彼らはより効率的なルートをたどって山に到着し、頂上を登りました。時間をかけて振り返って、自分たちが歩いてきた道と、目標に到達するために克服した課題を賞賛しました。

この場合、ハイカーたちはもう一度目標を達成することに価値があると判断しました。しかし、遅延によって別の優先順位が明らかになることもあるため、方針を変更する価値があります。

ゴールラインを作成する

非常に多くの課題が待ち受けているため、立ち止まってその瞬間の達成を認識するのは難しい場合があります。セキュリティのリーダーは、一度に 1 つずつ課題に取り組む必要があります。ゴールラインを特定し、リセットする前に目標を達成するために取り組みます。適応して前進するには、目標とゴールラインを確認するための予定された時間を設定することが重要です。

条件が変化する可能性があり、計画の再評価が必要になります。新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、企業に優先順位の再評価を強いる大規模な嵐の好例です。おそらく、あなたのチームは 2021 年に向けて明確な焦点を定めていましたが、パンデミックは終わらなかったのでしょう。その代わりに、次のような新たな課題が生じました。人員不足または授業内での実施方法の決定セキュリティ トレーニング プラン社会的距離の制限を遵守しながら。

やるべきことがたくさんあるときに、アプローチを計画するために立ち止まることは時間の無駄のように思えるかもしれませんが、計画され文書化されたアプローチは、成功を認識し、より生産的で集中力のあるリーダーになるのに役立ちます。セキュリティリーダーは、新たな優先事項に対処するために取っておかなければならなかった計画事項にこだわっても何も得られません。当初の目標が引き続き重要である場合は、将来の計画で再検討することができます。

セキュリティ専門家には、完成した建設プロジェクトを長時間眺めて、成功を認識する余裕はありません。ゴールラインを作成し、共有し、それを祝うことは、セキュリティ リーダーとそのチームにとって有益です。それは、彼らが前進し、改善していることを実感させるのに役立ちます。これを行う方法はたくさんありますが、最も効果的な方法には、アクション リストを含む長期計画、定期的な報告リズム、スケジュールされたお祝いなどがあります。

戦略的管理計画

ゴールラインを定めてそれを越えたいなら、長期的な計画を立てる必要があります。リーダーシップのレベルに応じて、それは週、月、年、または複数年の計画を意味する場合があります。上級管理レベルでは、3 年間の戦略的管理計画が、管理可能な期間にわたってお客様とセキュリティ サービスを指導するのに役立ちます。単に戦略を立てるだけでは十分ではありません。また、タイムラインを含む行動計画があり、責任あるプロジェクト リーダーが割り当てられていることを確認する必要もあります。これは、チーム全体の進む方向を明確に定義するハウツー ガイドになります。

有用な戦略的管理計画の作成には時間がかかります。有用な戦略的管理計画の作成には、継続的な分析、創造性、調査が必要であり、チームのできるだけ多くのメンバーが関与する必要があります。始める前に、このような計画を作成することは非常に貴重ですが、それには何か月もかかることを知っておいてください。大切なのは、スケジュールを立て、計画の完了に向けて着実に取り組むことです。

戦略的管理計画を策定する際、セキュリティ リーダーはいくつかの重要な要素に焦点を当てる義務があります。

ビジョン、使命宣言、核となる価値観を明確にする。価値観、ビジョン、使命が定期的に伝えられれば、チームの文化を定義するのに役立ちます。これらの価値観を上層部に伝え、セキュリティ チームと共有し、トレーニングや定期的なコミュニケーションに組み込むと、全員が確実に望ましい方向に進み、全体的なビジョンをサポートする意思決定ができるようになります。

プログラムのテーマまたは核となる要素を特定します。これらは、プログラムが存在する理由を明確に示す必要があります。セキュリティ サービスが提供する中心的な要素は何ですか?プログラムのコア要素を開発する際、セキュリティ リーダーは.利害関係者の包括的な目標とともに、運用環境を理解することが重要です。プログラムの中核要素には、火災と人命の安全、緊急時への備え、物理的安全、テクノロジー、リスク管理、人材配置の能力と成長、優れたサービスが含まれる場合があります。

各コア要素の詳細を説明します。中核要素がセキュリティ プログラムにとってなぜ重要なのか、改善の余地は何か、ギャップに対処する具体的な目標を説明してください。おそらく、物理的セキュリティの中核要素の中で、関係者は積み込み場にある既存の紙のサインイン ログを改善することに関心を示しています。不動産管理者は、登録の効率化、保管コストと紙ログの環境への影響の削減、調査中にタイムリーな監査を実行する能力の向上に関心を持っています。

戦略的パートナーおよび信頼できるアドバイザーとして、セキュリティ管理者はこの機会を前進させるための計画の策定を開始できるようになりました。利害関係者が今後の方向性に同意したら、次のステップは、アクション プランでプロジェクトを詳細に説明し、マイルストーンとプロジェクト リーダーを割り当てることです。

行動計画を策定します。これは進行中のプロジェクト計画です。すべての目標を一度に確認するのは大変なことです。リーダーとセキュリティ チームにとって効果的なリズムを見つけることが重要です。たとえば、1 年目は計画を四半期に分割し、2 年目と 3 年目は年次ブロックに分割します。現在の四半期に焦点を当て、次の四半期の計画を立てるだけで、消化可能な部分が作成されます。また、セキュリティ専門家がビジネス言語でコミュニケーションし、他の関係者とより効果的につながるのにも役立ちます。組織が使用しているリズムを調べて、それに合わせてください。

プロジェクト会議

戦略的管理計画が完成し、上層部と共有されたら、セキュリティ リーダーはそれを使用する必要があります。多くの場合、こうした計画は棚の上で埃をかぶってしまい、二度と見たり聞いたりすることはありません。定期的な監督会議に行動計画リストを組み込むことを検討してください。監督スタッフが計画内のプロジェクトを抱えている場合、彼らは責任を負うべきであり、進捗状況を報告することが期待されます。

セキュリティ チームにとって効果的なリズムに従いながら、アクション プランを中心にプロジェクト ミーティングを設計すると、計画の重要性とチームの各メンバーがどのように貢献しているかを伝えるのに役立ちます。

行動計画リストを定期的に更新して完了した項目を表示すると、誰もがゴールラインを認識して評価できるようになります。アクションアイテムが遅れている場合は、チーム全体が団結してプロジェクトを前進させることができます。プロジェクトが完了したら、完了のフラグを立てて、チームの成果を思い出させるためにリストに残しておきます。

 

月次レポート

上層部に提供される綿密に作成された月次報告書は、セキュリティ プログラムの価値とそれがどのように改善されているかを示すのに役立ちます。セキュリティは、多くの場合、投資収益率を示すのに苦労します。定義されたマイルストーンにより、セキュリティ リーダーは成果を確認、推進し、祝うことができます。中心となるテーマが効果的に定義されている場合、セキュリティ リーダーは改善を行ったとき、またはプロジェクトを完了したときに経営陣に報告する必要があります。

経営陣に知っておく必要があると思われることを伝えるレポートを作成する前に、経営陣が何を知りたいのか、何を知る必要があるのかを尋ねてください。おそらく、管理チーム、本社、または保険会社が必要としている、または重要視している情報が存在します。たとえば、注目すべきセキュリティ インシデントの概要、スタッフの報酬と表彰、完了した緊急事態への備えの訓練、完了した機器検査、その他の重要な指標などです。

上層部向けに機能するテンプレートを作成し、定期的に見直して、レポートが引き続き上層部のニーズと期待を満たしていることを確認します。情報がどこから来るのか、またその情報がすでにどのような形式になっているのかを考慮してください。スプレッドシート、グラフ、またはその他の資料をレポートに直接転送できれば、毎月のレポート作成にかかる時間が短縮されます。

年次総括と祝典

年間で通過したすべてのゴールラインを明確に表示する、戦略的管理計画から期待される成果を要約した年次報告書は、非常に大きな影響力を持っています。繰り返しますが、時間を最大限に活用するために、戦略的管理計画自体を含む既存のフォーマットと資料を使用するようにしてください。レポートを確認するには、誇りの感覚を植え付ける過去 1 年間のチームの成果をすべて強調します。

しかし、これらの報告書は長いことが多いので、上層部が文書全体を読まなかったらどうなるでしょうか?経営幹部またはその他の関係者に概要を口頭で説明する時間を求めてください。

これにより、その年に達成したすべての目標や来年の計画を共有し、他に検討すべきことや次回に含めるべきことがあるかどうかを尋ねる機会が得られます。

年次総括レポートは、セキュリティ チーム全体にとっても理解しなければならない量の多いものです。大きなドキュメントをチームと共有する代わりに、年次スタッフ会議を 1 回、場合によっては 2 回開催することを検討してください。そうすれば、投稿を放置せずに全員に情報を伝えることができるように、交代で情報を提示できます。

プレゼンテーションは魅力的でなければなりません。セキュリティ マネージャーが前に立ってレポートを読み始めただけでは、すぐにチームの注意を失い、セッションの目的が台無しになってしまいます。時間をかけて目標と勝利をダイナミックなプレゼンテーションに変えると、さらに前進します。さらに良いのは、監督チームのメンバーに、プログラムの目的と核となる要素にどのように貢献したかについて話してもらうことです。

敷地内の写真を追加すると、スタッフにとって親しみやすくなります。プレゼンターは、古い監視カメラの画像と新しく設置された監視システムの映像を比較する写真を使用することで、全体像を描くことができます。 1 年間にわたるミステリー ショッパーの結果の改善を示すグラフは、サービスへの期待と時間の経過による成長を繰り返し示すのに役立ちます。

ゴールラインに到達できなかった場合はどうなりますか?

動け！すべてのゴールラインを変更できるわけではありませんが、ゴールをもう一度見て、そのゴールがなぜその位置にあるのか、日付を変更できるかどうかを判断してください。

セキュリティリーダーは時々立ち止まり、一歩下がってタイムラインを評価する必要があります。セキュリティはダイナミックな業界です。おそらく、新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより計画が狂ったか、現場で緊急事態が発生して注意が必要になったか、スタッフメンバーが何らかの指導を必要とした可能性があります。これらはすべてあなたの仕事の一部です。そのことで自分を責めないでください。必要に応じて位置を調整し、途中ですでに登頂したすべての頂上を忘れずに振り返ってください。 

ジョディ リードは、カナダ西部最大の超高層ビルの 1 つであるボウ タワーのセキュリティ チームを率いています。彼は 30 年以上サービスおよびセキュリティ業界に携わっており、契約セキュリティ担当者としてキャリアをスタートし、上級管理職まで昇進してきました。