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毎日の通勤について従業員に警告するための基本
ニューヨーク市は混雑しており、騒がしく、荒々しく、場合によってはまったく無礼な場合もあります。しかし同時に、世界の金融の中心地であり、多様性と文化において最も豊かな都市の 1 つであり、まさに米国のるつぼ精神を代表する都市でもあります。ニューヨーク市は、数多くの犯罪映画や警察映画、ニューヨーク市を舞台にした手続きのおかげで犯罪が多発しているように描かれることがありますが、実際には国内で。
それにもかかわらず、内乱、ホームレス、精神疾患の影響により、この都市環境は危険であるという認識が高まっています。非常に多くの企業の本社や産業・商業活動がここに拠点を置いているため、安全とセキュリティの業務に重点を置く専門家は、この認識を懸念し、同僚や訪問者が安全であると感じられるようにする責任を負わなければなりません。
セキュリティ実務者として、私たちは上級リーダーだけでなく、企業コミュニケーション、人事、法務の担当者との連携を図り、自分の職務と責任が誠実に遂行されるようにすると同時に、他の人々の安全とセキュリティを確保するために十分な注意を払う必要があります。すべては効果的なコミュニケーションから始まります。
場合によっては、雇用主は、あまりに怖かったり不快感を与えると考えられるセキュリティ関連の情報を広めるのが難しい場合があります。結局のところ、雇用主の中には、オフィスに戻ることに対する従業員の抵抗にすでに不満を抱いている人もいるかもしれません。
従業員はオフィス内では通常安全ですが、従業員にとって 1 日の中で最も危険な時間帯の 1 つは通勤中に発生するという議論がなされます。組織は、従業員がバスに乗っているとき、地下鉄の車両に乗っているとき、または通勤中に歩道を歩いているときに何が起こっても責任を負わないかもしれません。しかし、組織の注意義務はどこから始まりどこで終わるのかという疑問が生じます。
私は弁護士ではありませんが、セキュリティ実務者として、従業員の保護を確保し、ビジネスの利益を促進するために合理的に可能なすべてのことを行う道徳的および法的義務があると信じています。
雇用主は通常、通勤中の従業員に対して責任を負いませんが、従業員の健康と安全に配慮するための合理的な措置を講じることに関する慣習法の義務が認められています。これには、合理的に予見可能な潜在的な危険や懸念を効果的に伝えることが含まれます。
多くの人が携帯電話で警報を受信したり、シチズン アプリ (ユーザーにリアルタイムの安全情報や 911 警報と情報を提供する) やローカル ニュース チャンネルなどのニュース フィードをフォローしていることは理解されていますが、セキュリティ専門家は、ユーザーの位置に固有の情報がアドレス指定され、受信され、または読まれていると想定することはできません。これらのギャップを念頭に置いて、セキュリティ リーダーがチームや組織全体の他の従業員に情報を提供し、保護し続けるために使用できる方法とツールがあります。
その方法
明示的に組織の責任ではないかもしれませんが、特に事業所またはそのすぐ近くで問題や事件が発生している場合には、従業員に通勤への潜在的な影響に関する情報を提供することを検討してください。自問してみてください。その状況は、従業員の施設へのアプローチ、アクセス、または立ち入りに影響を与える可能性がありますか?もしそうなら、あなたは彼らと連絡を取り、指導を提供したいと思うでしょう。
それでは、彼らといつ連絡を取るべきか、そしてそれに最適な媒体はどのように決定すればよいのでしょうか?
状況は瞬時に変化する可能性があるため、スタッフにメッセージを伝えるための信頼できるタイムリーな方法が不可欠です。あらかじめ用意されたメッセージを事前に作成しておくと、情報を伝達するための機敏かつ効果的な方法が提供されます。
組織によっては、メッセージや警告を送信する電子メールやマスコミュニケーション システムを使用している場合があります。代わりに、内部掲示板やイントラネット サイトに投稿することを選択する組織もあります。定期的なチェックにより従業員が最新の連絡先情報を提供していることを確認することで、メッセージを適切な人に配信し、メールが配信されない可能性を最小限に抑えることができます。
すでに現場にいる従業員の場合、特に通知が差し迫っている場合、組織は施設全体にタイムリーなマスコミュニケーションメッセージを配信するためにスピーカーシステムの利用を検討することを検討する必要があるかもしれません。これらのメッセージは長くする必要はありませんが、少なくとも一般的な問題についてスタッフに知らせる必要があり、さらに詳しい情報を見つける方法を含めることもできます。これらのメッセージが、予想される問題や脅威に先立って作成されている場合、その利便性と簡潔な情報配信機能はスタッフに利益をもたらします。
信頼すべきではない習慣の 1 つは、単純な口コミに依存することです。さまざまなマネージャーやスーパーバイザーから渡されたアラートは効率的ではなく、正確性も保証されません。
その内容
メッセージの作成、特に事件、出来事、緊急事態を想定して作成されたメッセージに関しては、企業広報、法務、人事などの他の部門にどのような情報をブロードキャストする必要があるかに関するガイドラインを確立します。
これらのアラートの頻度も考慮する価値があります。道路閉鎖につながる地域の抗議活動や環境上の危険に関するメッセージは、従業員の関心を高める可能性がありますが、悪天候に関する警告はホワイトノイズとして認識される可能性があります。悪天候に関する警報は、洪水、竜巻、暴氷、またはビジネスや従業員の通勤に影響を与える可能性のあるその他の出来事など、差し迫った状況に限定することもできます。
アラートと通知という 2 つのカテゴリのメッセージを持つことを検討してください。
警告。アラートは、従業員が事業所や施設に近づく、出入りする、またはそこから出発する能力に影響を与える可能性がある差し迫った状況に対するものです。これらのメッセージは、警戒心を煽ることなく、簡潔で理解しやすいものである必要があります。これらは通常、テキスト メッセージなどのマスコミ システムを通じて、イベントの影響を受ける可能性のある人々に配信される必要があります。
例: 「施設のエルム通り側付近のエリアで抗議活動が行われています。道路が閉鎖される可能性や近隣の公共交通機関への影響にご注意ください。従業員は抗議活動エリアを避け、職場に出入りする際は建物のメインストリートの入り口を使用することをお勧めします。」
別の例: 「建物管理者は、施設のメインストリート側に沿って氷が落ちていると報告しました。追って通知があるまで、建物のエルムストリート側にある施設のドアを出入りに使用してください。」
速報。近くで発生している可能性があり、少なくとも情報出力に値する状況や事件については、速報を発行する必要があります。これらのメッセージには、特定のサイトやパスを示す地図、またはその他の指示などの追加の詳細が含まれる場合があります。速報は、組織が適切と判断した場合、電子メール、社内 Web 投稿、またはニュースレターを通じてより広範な対象者に効果的に発行できます。
たとえば、「パークストリート近くの二番街で、ハンドバッグやバッグを持っている人々がスリに狙われていると警察が報告しています。注意して持ち物を安全に管理してください。また、通りを歩いているときや地下鉄に乗っているときは携帯電話の使用も避けるべきです。警戒してください。不審な行為があれば警察またはXXXの警備員に通報してください。」
または別の例: 「ファースト ストリートとパーク アベニューのエリアで車両侵入が報告されており、施設近くの駐車場に影響が生じています。車両の安全を確保し、車内に貴重品や個人の持ち物 (バックパック、コート、電話など) が見えるところに残さないようにしてください。警戒し、不審な行為があれば警察または XXX の警備員に通報してください。」
後者の例では、この活動が行われている場所を示す地図と法執行機関から提供されるガイダンスを含めることが従業員にとって有益です。
そのとき
特にアラートの場合、タイミングが重要です。メッセージングは正確で、合理化され、必要に応じて更新される必要があります。必要に応じて、フォローアップ メッセージには、元のメッセージと同じ形式で発行されるキャンセルまたは取り消し通知が含まれる場合があります。
絶えず許可を求めて泥沼にはまるのは避けてください。すべてのメッセージを送信する前に、企業のコミュニケーション、人事、リーダーなどと相談して合意を得る必要がある場合、メッセージの出力が遅れ、コミュニケーションの価値が薄れる可能性があります。複数の層を通過し、他の何人かの承認や決定を待たなければならないと、進歩が妨げられます。
代わりに、イベントに応じてどのメッセージを送信するかについて、事前に意思決定者と連絡を取ってください。インシデントが発生する前に、テンプレートを用意し、承認されたチャネルを通じて配布できるように準備してください。緊急時の行動計画についてユニットリーダーと話し合い、何がどのように伝達されるのか、追加情報を入手するにはどこに行けばよいのか、オフィスにいるときや通勤中に緊急事態や危機が発生した場合にどのような措置をとるべきかを理解していることを確認してください。
その理由
この種の警告や通知は、あまりに懸念されたり、不安にさえなるかもしれませんが、脅威を無視するのではなく、従業員に脅威について知らせた方がよいと私は主張します。
私が、近隣地域またはその施設内に犯罪の影響を受けた場所がある有名企業に勤務していたとき、従業員にメッセージと注意喚起を提供しました。そのメッセージを受け取った従業員からの肯定的なフィードバックは、特にメッセージが憂慮すべきものや恐ろしいものであるという否定的な懸念をはるかに上回っていたという事実を私は証明できます。実際、私は主要都市で 10 年以上企業セキュリティに携わってきましたが、そのような苦情に遭遇したことを覚えています。
ニューヨーク市では、特に9/11攻撃など、最も悲劇的な出来事がいくつか発生しました。しかし、これらの同じ攻撃は教訓となり、誰がオフィスやツインタワーの近くに向かっているのかを特定することは、すでに建物にいる従業員を考慮することと同じくらい重要であることを示しました。私たちには通勤中の人々を保護するという明確な責任はないかもしれませんが、彼らの安全と幸福に貢献できることは確かです。結局のところ、私たちがここにいるのはそのためではないでしょうか？
つまり、ニューヨーク市でもニューメキシコ州でも、注意義務は単なる道徳的義務ではなく、良いビジネス慣行なのです。セキュリティ実務者として、私たちは関係する変数を考慮し、その義務を脅かす可能性のある問題を最大限に防止しながら、影響についてタイムリーに決定を下す必要があります。そして注意義務における一番の仕事はコミュニケーションです。
Eduardo Jany は、世界的なメディア組織のグローバルな安全とセキュリティの上級幹部であり、10 を超える子会社にセキュリティ管理とリーダーシップを提供しています。彼はコンサルタントでもあり、世界中の 190 以上のオフィスで 25,000 人以上をカバーする物理的セキュリティ、防護活動、旅行、危機管理、およびイベントのセキュリティ活動で受賞歴のある部門を率いています。ジャニーは、ウィスコンシン大学で刑事司法の理学修士号を取得しており、頻繁に著者および講師を務めています。彼は カジノサイト International、ISMA、OSAC、DSAC の積極的なメンバーでもあります。
