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効果的なプレゼンテーションでキャリアを強化する
当社のすべてのスキルと認定のうち、2 つの重要なスキル、つまり経営幹部の存在と経営幹部に対するプレゼンテーション能力以上にセキュリティ専門家を向上させるものはほとんどありません。これらは、あなたを認識し、知られ、昇進させるためのスキルです。
これまでのキャリアにおいて、あなたに感銘を与え、インスピレーションを与えてくれた専門家について考えてみましょう。彼らは無名だったのか、退屈だったのか、それともクレーマーだったのでしょうか？彼らは会議でスポットライトを浴びることを避けましたか?彼らは定期的に会議に遅刻したり、他の人が話している間にメールを読んだり、他の人に返信する際に判断に追われたりしていましたか?疑わしい。
エグゼクティブとしての存在とは、自分を誇示したり、自己中心的になったりすることではありません。むしろ、エグゼクティブとしての存在感は、他者からの信頼、そして他者からの信頼を生み出す特質です。他者の意見を認める、積極的に耳を傾ける、性別や背景、さらには声のトーンや握手の仕方に関係なく他者を尊重するなど、さまざまな行動がエグゼクティブとしての存在感を築きます。
仕事、礼拝の場、大学院の授業、さらにはコメディ番組を見ているときでさえ、私たちの経験は、エネルギー、ストーリーテリング、つながり、関わりといった効果的なコミュニケーションのスキルに影響されます。これらの資質は、私たちのメッセージ、データに対する見方、思いやりのある判断、そしてひるむことのない説明責任をサポートします。これは経営幹部の存在です。
リーダーは常に別の名前で幹部の存在を利用しようとします。時には、失敗した滞在についてのホテルへのフィードバックや、素晴らしいゴルフショットの後の激励、さらには 4 年生と一緒にパインウッド ダービーへの出場を目指すためのアドバイスでさえあります。私たちは小突いたり、賞賛したり、眉間にしわを寄せたり、教えたり、指導したりします。
経営幹部の存在は、セキュリティ専門家にとって 2 番目に重要なスキルである経営幹部へのプレゼンテーションにおいて非常に貴重です。なぜ経営幹部へのプレゼンテーションはこれほどユニークなスキルなのでしょうか?私たちのほとんどは、表彰式のディナーの席で起きて、いくつかの言葉を述べたり、非公式にチームにプレゼンテーションをしたり、施設のツアーのナレーションをしたりすることができます。これらは標準的なプレゼンテーションです。経営幹部へのプレゼンテーションは異なります。
幹部は非常に批判的な場合があります。彼らは自分たちの時間は貴重であると信じており、あなたにそう言うでしょうが、それはあなたの時間は価値がないという微妙な暗示を伴います。課題は、経営幹部の意思決定に役立つ有用なアイデアを提供することです。しかし、彼らはただデータ、特にすでに見たデータだけを求めているのではなく、データに対するあなたの見解を求めています。あなたはデータの解釈者であるため、彼らは値の解釈者になることができます。このような瞬間において、彼らは専門家であるあなたの意見に飢えている受容的な聞き手です。覚えておいてください: あなたが専門家でない場合、ディスカッションには招待されないでしょう。
経営陣のプレゼンスと経営陣へのプレゼンテーション能力を組み合わせることで、効率性を高め、専門知識をアピールできます。あなたはセキュリティ チームの効果的な擁護者となり、組織内での地位を高めることになります。
データ、決定、そして実際の決定者
意思決定はデータに基づいて行われることが多いですが、意思決定は感情的なものであることが多く、あなたは、聞き手の頭と心を動かして決定的な動きを生み出す秘密のソースになることができます。プレゼンテーション中はデータ ポイントに頼るかもしれませんが、エグゼクティブの存在は他の人の意思決定に影響を与えることになります。
プレゼンテーションをするときは、いくつかのことに留意することが重要です。
第一に、あなたの専門知識と十分な情報に基づいた意見よりも重要な PowerPoint プレゼンテーションはありません。それは本当にあなたのユニークで切望されている知恵です。アイデアが複雑であっても、スライドはシンプルにしてください。代わりに、自分自身をショーの中心にしてください。本質的に、PowerPoint は単なる壁紙であり、意思決定者でいっぱいの会議室では、重要なのは人々です。
第二に、何かを主張しなければならないときは、聴衆の中の何人かがすでに黙ってあなたに反対していることを自分に思い出させてください。無理に押しつぶそうとしないでください。むしろ、あなたの視点に反対するのではなく、彼らの視点をあなたの視点に取り入れるようにしてください。たとえば、「どちらの提案もこれら 3 つの基本に重点を置いている点がとても気に入っています…」と言うことができます。堀ではなく橋を架けましょう。
聴衆について言えば、それはあなたにこのプレゼンテーションを依頼した人かもしれません。あるいは、その場で最も地位の高い人物、つまりその決定が最も重要な人物である可能性もあります。あるいは、その部屋にいる他の全員である可能性もあります。一方で、彼ら全員があなたの聴衆です。しかし、あなたが最も意識し、プレゼンテーションに最も応えなければならない人物が 1 人いるかもしれません。もしかしたら、あなたのプレゼンテーションで、この人の視点に微妙にうなずいたり、あからさまに言及したりできるかもしれません。
堀ではなく、橋を架けましょう。
経営幹部の存在感の物理性
物理的なプレゼンスに関しては、直接プレゼンするかバーチャルでプレゼンするかによって、考慮すべき点が異なります。
直接。聴衆が同じ部屋にいる場合は、プレゼンテーション中に各人を笑顔で見つめ、アイコンタクトをとり、場合によってはその人の方向にうなずいてください。大人数の聴衆やグループ分けが可能な聴衆の場合、あなたが 1 人の人を見ると、その人を囲んでいる人々は、あなたが目を合わせているのはその人だと思います。この効果を利用して、さまざまなグループを見て、聴衆全体とアイコンタクトをとっているように見せることができます。これらのヒントは基本的なものに聞こえるかもしれませんが、エグゼクティブな存在感、自信、そして部屋の統率力を伝えます。
演技中の俳優がリハーサル中に磨かれた筋肉の記憶に頼っているのと同じように、プレゼンテーションに先立って練習することも同様です。可能であれば、他に誰もいないときにプレゼンテーションを行うのと同じ部屋を使用してください。この時間を利用して、聴衆があなたをどのように見るかを考慮することもできます。部屋の後ろ、前、側面に沿って座って、それらの角度を理解してください。
避けるべきことの 1 つはペース配分です。これは緊張を示し、聴衆を不安にさせる傾向があります。代わりに、移動するときは目的を持って移動してください。たとえば、聴衆の中の 1 人を見て、考えを伝え終わるまでに、その人に向かって 2 歩進みます。次に、向きを変えて他の人に同じことをするという選択肢があります。意図的な動きはステージ上での自信に満ちた存在感を伝え、効果に影響を与えます。
聴衆との関わりは効果と信頼性を高めることができますが、演台のような小道具はあなたと聴衆の間にさらなる障害物を生み出すため、逆の効果があり、避けるようにしてください。視聴者は、あなたが生き生きとしていて、視聴者と関わっているのを見たいと思っています。
オンライン。オンラインでプレゼンテーションをするときは、必ずカメラを見てください。これにより、同時に全員を直接見ることができます。モニターを見るよりもカメラをよく見てください。人々と自分自身を見つめ、スライドデッキがペースを守っているかどうかを確認したり、聴衆の誰かが質問するために仮想手を上げたりしたときに観察することがあります。しかし、カメラを見つめ、カメラを通して見るとき、あなたは観客と最高レベルで関わっていることになります。
PowerPoint のスライドはあなたと聴衆を導くものではありますが、松葉杖として使用しないでください。スライドに単語が多すぎると、聴衆にすべての単語を読み上げてしまう可能性があります。これを好む人はいません。スライドはそれぞれ 10 ワード以内に制限してください。ここでは少ないほど豊かです。これは、聴衆がスライドについて説明する必要があることを意味します。
メモを使用したい場合は使用できますが、配達はスムーズでなければなりません。 4x6 インチのインデックス カード (場合によっては特大フォント) を使用している私の法人顧客のほとんどは、最初はカードが必要だと感じていても、最終的にはプレゼンテーション中にまったく使用されないことに気づきます。たとえそれがセキュリティブランケットと同等のプレゼンテーション以上のものであっても、それは問題ありません。ただ、これらのカードからプレゼンテーションを読み取らないでください。時々思い出させるためにのみ見てください。
カメラから離れすぎたり、近すぎたりしないでください。良い基準は、画像を反映する画面上に 3 × 3 のグリッドが重ね合わされていることを想像し、上の 3 分の 1 と次の 3 分の 1 を分ける水平線に目を合わせることです。カメラとのアイコンタクトは、一人ひとりとのアイコンタクトです。
存在感がある
部屋の中に存在感があるということは、単にその空間に存在しているだけではありません。一日中セミナーで隣に座っても、話しかけることはできません。私たちは二人ともその空間に存在しますが、お互いに存在感を与えることはありません。
私があなたと会話を始めるとき、私はあなたと一緒にいて、存在感を示す機会があります。存在感を保つ秘訣は、自分のことをあまり話さずに、相手と話し、相手の話を聞くことです。
経営幹部の存在は、エンゲージメントと信頼を実感させるものです。幹部としての存在感のある人は、一見直接のつながりがなさそうな人、別の部門で働いている人、またはおそらく 1 回限りの会議であっても、率先して他の人に会い、話を聞き、知り合うよう努めます。もちろん敬意を表してこれを行うのですが、練習のためにも行います。こうしたやり取りに必要なスキルは、自分のことをあまり話すか、聞かれたときだけ話すかどうかにかかっています。代わりに、他の人に集中してください。
プロのコーチは、会話中にどこに焦点を当てるべきか、そしてそれがより大きな目標をどのようにサポートするかを生徒に思い出させるために、記憶装置 W.A.I.T. (Why Am I Talking の略) を使用しています。多くの場合、その答えは、話すことを減らして、もっと聞くことです。
会話の中での存在感を練習するときは、繰り返し、好奇心を持ち、励ましを与えることを忘れないでください。
繰り返します。繰り返しは、話者の話を積極的に聞いていることを示しますが、話者の言うことをすべて繰り返すわけではありません。代わりに、メッセージの核心または本質を言い換えてください。
興味を持ってください。質問によって敬意を表し、好奇心を示すと、話し手がさらに心を開くことができます。たとえば、イタリアへの家族旅行についての話で、同僚に注文したピザについて尋ねるのではなく、なぜ彼の母親が旅行中にピザのことを懐かしんでいたのかを尋ねます。ここで何をするにしても、たとえピザが好きだったとしても、旅行に行ったとしても、自分のことを話さないでください。彼に焦点を当てて、彼とのつながりを築き続けてください。
励ましてください。存在感のある熱心な経営者にとって、励ましを与えることはまさに魔法です。この人との時間についてあなたが気に入ったこと、学んだこと、感謝したことを話して会話を終えます。 「あなたと話せてよかった」などのありきたりな言葉は避けてください。代わりに、「イタリア旅行中に家族がどれほど仲良くなったかについてのあなたの説明がとても気に入りました。」
しかし、これはプレゼンテーションにどのように当てはまりますか?存在すること、存在感を持つことは、あなたが何者であるか、そして他の人にとってどのような者でありたいかを表す連続体です。
自分のことはあまり話すか、聞かれたときだけ話すようにしましょう。代わりに、他の人に集中してください。
プレゼンテーションを成功させるには、プレゼンテーション中に提供したデータ、情報、洞察だけでなく、あなたの存在も聴衆に記憶してもらいたいと考えます。プレゼンテーション前の会話を通じて、自分の存在感を高めることができます。すでに知っている人であっても、入場する人全員を歓迎し、オープンでフレンドリーな方法で 1 対 1 でチャットできるように、早めに到着することをお勧めします。
たとえば、CEO と話をすることになった場合 (会議の前であろうと偶然であろうと)、会話に中身があることを確認してください。組織のより大きな目標に関連する側面を繰り返し述べ、好奇心を示し、前向きな要素を奨励するものであることを確認してください。 CEO に「調子はどうですか」と尋ねられたら、「忙しいです」とは言わないでください。これは神経質な反応のように見え、存在感を高めません。代わりに、より大きな全体像につながる何かについての観察を持ち出します。たとえば、「西口の警備員であるジョージを知っていますか? 彼は最近、私たちの使命宣言を反映する驚くべきことを私に言いました。そして、彼が知っていたかどうかはわかりません。彼はこう言いました。『私は確かにお金のためにここで働いていますが、この場所の通貨はコミュニティです。』。CEO はそのこととあなたのことを覚えており、おそらくその話を他の人に共有するでしょう。
プレゼンテーション中、聴衆からの質問も予想されます。経営幹部や取締役会との会議は、議会の委員会や最高裁判所の前に立つようなものです。他の設定では、人々はあなたが終わるまで待ちます。議員や裁判官と同様に、幹部や理事会のメンバーも、質問や解説であなたの話を中断します。それで、準備ができていなければなりません。
データとコンテンツを把握して、これらの中断に事前に備えてください。また、友人、管理者、その他のつながりに、プレゼンテーションについてどのような質問がされるかを尋ねることもできます。
まず、たとえ聴衆がそうでなくても、落ち着いてください。
誰かが質問をしたときは、注意深く聞いて、その質問の下にある質問を特定してください。声に出して言われる質問は、「昨年の会社のようなコスト超過についてはどうですか?」というものかもしれません。しかし、根底にある疑問は、「これは私の部門にどのような影響を与えるでしょうか?」ということかもしれません。可能な限り両方に対応した回答をしてください。
傾聴のもう 1 つの側面は基本的なように聞こえるかもしれませんが、非常に重要です。それは邪魔をしないことです。相手の話を聞き、相手が質問を終えるまで話し始めないでください。次に、一呼吸置いて、適度な口調で応答を開始します。緊張している場合は、プロの俳優が笑いや性格から外れた反応でシーンを中断してしまうときに、役柄を維持するために使用するヒントを紹介します。親指を人差し指に押し付け、集中力を維持するための物理的な合図またはリマインダーとして使用します。他の人には気づかれないので、要点をしっかりと押さえてメッセージを伝えることができます。
一般的に、プレゼンテーションの前後(そしておそらく後も)緊張するのは自然なことです。プレゼンターがよく自問する質問には、「私は大丈夫ですか?」というものがあります。 「パワーポイントをもう一度見直したほうがいいでしょうか?」 「頭が真っ白になったらどうする？」 「冗談から始めましょうか？」最後の質問に対して: いいえ!決して！
自然体でいようとしながら緊張することに集中するのは役に立ちません。むしろ、かえって緊張してしまうことが多いからです。しかし、「緊張している」に対して、心の声として「興奮している」と答えたらどうなるでしょうか。あなたは彼らが招待した専門家であり、準備を整え、準備ができており、聴衆はあなたのメッセージを聞くのを楽しみにしているということを忘れないでください。
直接プレゼンする場合は、結婚式と同じように会って挨拶をしてください。プレゼンテーションの前に人々のところに行き、笑顔で、あなたがゲスト スピーカーであることを伝えてください。アイスブレイクとして、私は常に挨拶をし、私のプレゼンテーションに過剰に反応するように頼みます。これには常に笑いが続き、そうするという個人的な約束が続きます。
オンライン プレゼンテーションの場合、会議が始まるのを待っている間、頭が固い人たちにただ見つめられないようにしてください。代わりに、チャット ボックスに参加して、初めてのコンサートやそれはどうだったかなど、アイスブレイクの質問をするよう依頼してください。返答が来ると、数人を厳選して画面上でインタビューすることができます。今では、ポジティブで楽しく共通の体験をしている熱心な聴衆がいます。距離が離れているにもかかわらず、全員が団結して警戒しています。楽しい質問であれば、このタスクを達成できます。私の予感では、あなたの神経は溶けてしまうだろう。
注目を集める人
プレゼンテーションでは、最も重要な結論、つまりトピックの本質的な陰と陽、または誤解されているが解決する必要がある質問から始めます。私はこれを「デザートを先に食べる」と呼んでいます。視聴者にすぐにおいしいものを提供することになるからです。自分自身のこと、天気のこと、紹介者のこと、またはなぜここに頼まれたのか不思議に思うことについては話さないでください。聴衆を温めることを心配する必要はありません。その代わりに、たとえ物議を醸すものであっても、熱くエネルギーを持って臨んで、強さと信念を持って言うべきことを言いましょう。彼らの注意を引いてください。
次のようなキーワードや単語を適切に使用することで、プレゼンテーション全体を通して彼らの注意を引き続けることができます。「…そして、これが重要である理由は…」または「…そして、データから学んだことは…」または「これらすべてについての私の見解は、検討すべき 3 つの質問になります。」聴衆に元気を出して真剣に話を聞いてもらいたいなら、これらのフレーズがつながりと挑戦をもたらします。
フィードバックを求めています
数日後に書面による評価が電子メールで送信される可能性があるので、それを待つ必要はありません。代わりに、誰かがあなたのプレゼンテーションについて「素晴らしい仕事だ」などと褒めてくれたら、もっと掘り下げてみましょう。相手に感謝しつつ、「特に何が気に入りましたか?」のような質問を追加します。プレゼンテーションの要素、おそらくその影響力や威力について、その場でフィードバックが得られます。
評価は 3 つのカテゴリに分類されます。評価の 10 ～ 15 パーセントは賞賛でいっぱいです。さらに 5 ～ 10 パーセントには、非常に悪い日を過ごし、あなたを非難しようと決めた査定官が関与する可能性があります。残りの 60 ～ 80 パーセントは、何がうまくいったか、そして次回に向けて改善する方法を学ぶことができる場所です。ただし、自尊心を守るためには、訓練された目で評価を見極める必要があります。聞いたことが好きか嫌いかにかかわらず、同意するかどうか自問してください。
上司、妻、信頼できる同僚など、私が尊敬している人や親近感を抱いている人が批判的だったり、過度に肯定的だったりした場合、私は彼らの発言をそのまま書き留めます。これにより、精神的な距離が少し生まれます。私が言わなければならないのは、「ありがとう、これは知っておくと良いことです」または「もっと教えてください」ということだけです。相手は自分の話を聞いてくれていると感じ、後でメモを確認してその批評を評価することができます。
どのフィードバックが役立つかを判断する必要があります。自分を責めるためではなく、より良くなるためにそれを使いましょう。毎回のプレゼンテーションの後、私は自分自身に 2 つの質問をします。自分は何がうまくできたでしょうか?次回はもう少し改善するにはどうすればよいでしょうか?これにより成長が促進されます。
完璧を期待しないことも役に立ちます。プレゼンターの仕事は完璧を達成することではなく、むしろ効果的に行うことです。私たちは皆間違いを犯しますが、私たちの仕事はデータや情報を効果的に扱うことですが、そのほとんどはデータに対する私たちの見解です。
どのフィードバックが役立つかを判断する必要があります。自分を責めるためではなく、より良くなるためにそれを使いましょう。
語り手は一日を勝ち取ります、そしてあなたもそうできます
語り手は意図的に聞き、周囲の世界を注意深く観察する者です。彼らは、複雑なアイデアの意味を伝える普遍的かつ個人的な比喩を探しています。
現代の偉大なコメディアンは皆、自発的に聞こえますが、決してそうではありません。彼らは、見たもの、聞いたもの、感じたもの、困惑したものについて自分自身にメモを書きます。それから彼らは容赦なく編集します。次回、深夜テレビで素晴らしいジョークを聞いたり、コメディのライブショーに参加したりしたときは、どの言葉が絶対に必要だったかを考えてください。通常は全員ですが、最初はそうではありませんでした。
マーク・トウェイン、トニ・モリソン、エイブラハム・リンカーンなどの偉大な作家や雄弁家、あなたの好きな現代の政治家、さらには機知に富んだ配偶者からの引用を検討することもできます。あなたも同じようにできるようになり、複雑なアイデアや問題を理解しやすくしたり、少なくとも聞きやすくしたりすることで有名になることができます。困惑したこと、人生についての驚くべき比喩、または仲間と協力し、一緒に適応するカクレクマノミの行動パターンについてのレポートなど、あまり知られていないトリビアをメモしてください。また、あなたの専門分野のすべての人が経験した教育やトレーニングの例も考慮してください。これらは、同僚の聴衆を引き付けるために使用したり、プレゼンテーションに適用したりできます。
それでは、要約してみましょう: 聴衆、相手、あなたが彼らに示す関心、あなたが彼らにどのように礼儀正しく気を配っているか、話したり、発表したり、食事や Uber に乗るときに他の人たちに対してどのように振る舞うか、これらすべてには 1 つの重要な要素があります。それは彼らです。
あなたも私も、自分たちがどのようにやっているのかを十分に認識していますが、最終的には、自分がどのように認識されたいか、どのように成功したいか、どのように見られたいかを達成するために、他人に依存しています。
ケビン E. オコナー、CSP、CEC は、プロの講演者であり、同僚を指導する責任を負った技術専門家の教師です。オコナーは カジノサイト インターナショナルで教鞭をとり、GSX でも講演を行っています。彼はエグゼクティブ コーチであり、認定スピーキング プロフェッショナル (CSP) の称号を取得しています。卓越したスピーキングと指導に対してこの栄誉を保持している人は世界中で 600 人未満です。彼に連絡するには、または彼のメールアドレス:[email protected].
