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病気発生時の回復力を向上させるための分割作戦の導入
地域社会が迅速に復旧・復興段階に移行する台風や地震など、単一点の出来事から生じる他の危機とは異なり、新型コロナウイルスは世界的かつ永続的な危機を引き起こし、その影響は未だに不明です。
SARS-CoV-2 ウイルスによって引き起こされる病気である COVID-19 は、世界中の何百万もの人々の健康に影響を及ぼし、その結果、世界中のビジネスに大きな影響を与えています。パンデミックにより、不安定さ、不確実性、複雑さ、曖昧さに満ちたビジネス環境が生み出されました。ビジネスの継続性を確保できるかどうかは、現在および将来の病気の流行を乗り越える人々を導くかどうかにかかっています。
従業員は企業にとって最も貴重な資産です。従業員の健康、安全、経済的安全よりも優先されるものはありません。この危機において従業員を大切にするための堅牢かつ持続可能な戦略を導入している企業は、そうでない企業よりもうまくいくでしょう。多くの組織はすでに、新型コロナウイルス感染症のさらなる蔓延を避けるために、体温と症状のスクリーニング、フェイスマスクの使用、看板の使用、訪問者の最小化、従業員の自主隔離、物理的距離の確保、渡航制限、在宅勤務などのリスク軽減策を実施しています。
毎日の新型コロナウイルス感染症に関する最新情報により、企業は安全な労働慣行に関する最新の情報を常に入手する必要があります。これは地方公務員や政府機関からのガイダンスに記載されています。(WHO) と(CDC)。両機関からの重要な推奨事項の 1 つは、大規模な検査と確実な接触者追跡に取り組むことです。
しかし、多くの国にはこれらの措置を実行する能力がありません。人間の免疫力の欠如とワクチンの不足と相まって、新型コロナウイルス感染症の蔓延を制御する現在の最も効果的な手段は、社会的距離を置くことです。職場では、これは分割作業の形をとります。これは、相互感染を減らすために時間と物理的距離を使用する、構造化されているが適応可能な戦略です。
分割操作とは何ですか?
スプリット ワーキングとも呼ばれるスプリット オペレーションは、企業が緊急時のオペレーション要件を満たすために従業員の配置を変更する事業継続戦略です。分割運用では、組織は事業部門 (IT、法務、人事など) を 2 つ以上の作業グループに分割します。これらのグループは、時間または距離、またはその両方の組み合わせによって互いに分離されます。これらのグループを分離することで、作業グループが機能しなくなった場合でも事業部門は業務を継続できます。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の場合、事業単位間および事業単位間のウイルス相互感染のリスクを軽減するために、分割業務が使用されます。交差感染が減少すると、従業員の健康が維持され、事業部門の存続が可能になります。すべての事業部門が集合的に機能することで、業務が維持され、全体的な事業継続性が維持されます。
顧客対応業務、重要なインフラストラクチャ、防衛組織、食料品店の従業員、配達員、メンテナンスおよび清掃員などの重要な人員など、従業員を現場に常駐させる必要がある企業にとって、分割運用は特に有益です。
分割事業に対して雇用主がとれるアプローチは 3 つあります。
時間ベース。このバージョンの分割作戦では、各作業グループのシフト スケジュールが他の作業グループとは異なります。各グループ内では、消毒手順が完了すると従業員が同時に出勤し、退勤するため、近くで働く人数が減ります。潜在的な曝露時間を短縮するためにシフトを短縮することもできます。これは、オンサイトで操作を実行する必要があるが、事業継続管理のためのバックアップ サイトがない場合に特に有益です。顧客対応業務 (小売店、コールセンター業務) やメーカーは通常、このタイプの方法を採用しています。
物理的距離に基づく。作業グループのユニット間および作業グループ間の物理的接触を最小限に抑えるために、小規模な作業グループは別のフロア、別の建物、バックアップサイト、または自宅などの遠隔地で作業します。このアプローチは、別の場所にまたがって操作を実行できる場合に有益です。
組み合わせベース。場合によっては、従業員にオフィス業務と顧客対応業務の両方を行う必要がある企業は、オンサイトでの勤務シフトを短縮し、指定された代替場所 (オンサイトまたはオフサイト) で残りの勤務時間を完了するよう従業員に指示することができます。
分割作戦の実施を計画中
企業は、分割業務の開発と管理に、標準化され規律あるライフサイクル アプローチを使用する必要があります。このライフサイクルは、企業が関連情報を収集および分析して、変更されたオペレーティング モデルの設計、実行、監視に情報を提供するための反復的なプロセスです。ライフサイクルの各ステップ (特定、分析、設計、実行、測定) について、分割運用プランナーは、結果が示すように運用、手法、要件の監視とその後の適応を可能にするパフォーマンスの客観的な尺度を組み込む必要があります。最高執行責任者、最高情報セキュリティ責任者、または事業継続マネージャーは、ビジネス プロセス所有者と協力して分割運用の方法と要件を開発する必要があります。
中病気の発生、新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) など、相互感染を最小限に抑えることに重点が置かれています。このタイプのイベントでは、分割運用設計により、企業の事業継続計画 (BCP) の関連部分と新型コロナウイルス感染症の安全な作業慣行が融合され、作業現場と距離の確保方法 (時間と物理的距離) が通知されます。 BCP には、ミッションクリティカルな業務と制約に関する情報が含まれています。ミッションに不可欠なスタッフ、スキル、機能。利用可能な通信技術。委任された権限。そして顧客の要求。プランナーは、BCP 情報と合わせて、アクセス制御、健康と衛生、従業員管理の 3 つの管理ポイントを中心に分割運用を設計します。
フレームワークが設計されると、企業は現在の状況に合わせて既存のプロセスと手順を適応させます。これには、従業員の利用可能な時間を最大限に活用するための、作業目標の定義、作業の引き継ぎ、コミュニケーション プロセスが含まれます。分割運用プランナーは、全体的なワークロードや既存のビジネス プロセスに対するその他の要求も考慮する必要があります。
分割業務計画チームは、同様の職務を持つ従業員がグループ間で均等に分割されるように作業グループを構成する必要があります。作業グループの能力のバランスを確保するために、いくつかの相互トレーニングが必要になる場合があります。これらの小規模なグループは、別のグループが病気で活動できなくなった場合でも、事業単位の継続を維持できます。各ワーキング グループ内で、ビジネス ユニットはワーキング グループのチーム リーダーを特定し、各チーム リーダーに監督権限を委任して、チーム リーダーが意思決定を行えるようにし、シフト中にコンプライアンスを確保できるようにする必要があります。
コンプライアンスとともに重要なのはコミュニケーションです。分割運用の要件と病気のリスクは、影響を受けるすべての従業員に早期かつ頻繁に伝え、理解を確実にするために確認する必要があります。企業は、分割業務の監視と継続的改善の一環として従業員の意見を奨励し、可能にする既存のフィードバック ループを確立または強化する必要があります。
分割運用リスクと管理
分割作戦は理想的ではありませんが、慎重に考え、実装し、遵守すれば非常に効果的です。分割運営には 4 つの主要なリスク要因があります。キーパーソンのリスク、従業員と訪問者の移動管理、対面での会議と対面での交流、自己満足です。この急速に進化する新型コロナウイルス感染症による健康上の緊急事態において、そしてビジネスが再開され始める中、ビジネスは常に警戒し、悪影響を和らげるために必要に応じて方向転換する準備ができていなければなりません。
主要人物のリスク。主要人物のリスクは、企業または事業部門が主要人物に大きく依存する場合に発生します。重要なスキルを持っている従業員が 1 人だけで、チームの他のメンバーが持っていない状況が存在する可能性があります。ビジネスが分割運用モードで実行されている場合、主要人物の病気などの単一障害点のリスクが壊滅的な結果をもたらす可能性があると、アンスリー・ウルフ氏は次のように説明しています。記事。
「…事業が分割運営で行われている場合、主要な個人に依存すると、利益、生産性、残りの従業員の信頼を損なう可能性のあるリスクが伴います。」と彼女は書いています。
企業は主要なプロセスを見直して、設計と実装が分割運用モードで効果的であることを確認する必要があります。企業が分割運用のビジネス プロセスと変更を明確に定義したら、クロス トレーニングを通じて主要なプロセスに関する従業員の知識を拡大できます。これは、すべての従業員が主要なプロセスと責任を確実に理解できるように、分割オペレーションを実施する前に行うのが最善です。新型コロナウイルス感染症の緊急事態が長引くことにより、企業が健康危機を乗り越える中で、迅速なクロストレーニングが可能になるかもしれません。
従業員と訪問者の移動管理。分割操作は、フロアと建物間およびフロアと建物間の移動を制御するように設計されています。作業グループのチームリーダーは分割運用プロトコルを強制する必要があります。そうしないと、従業員が満足して元の席に戻ろうとフロアや建物の周りを移動したり、フロアや建物を横切って移動したりする可能性があります。このシナリオでは、分割操作の効率が大幅に低下する可能性があります。
ビジネス施設内およびその周囲の従業員と訪問者の動線を制御することは、健全な労働環境を維持するために非常に重要です。各従業員に指定されたワークステーションを特定します。これには在宅勤務も含まれます。すべての従業員は、指定されたワークステーションに留まって働く必要があります。チームリーダーは、指定された勤務場所の割り当てを厳守する必要があります。
チームリーダーは、作業グループが相互に緊密に連携しながら、週ごとに各作業グループの仕事の割り当てを設定する必要があります。異なる作業グループ間で従業員を交代させることは推奨されません。従業員が異なる作業グループ間を移動したい場合は、プロセス所有者または委任された権限によって慎重に評価および承認される必要があります。通常、チーム リーダーにはそのようなローテーションを承認する権限があるべきではありません。
すべての事業所は、消毒ステーションの可用性を高めるとともに、従業員が建物とフロアの入り口、出口、エレベーター、エスカレーター、階段、トイレに関するフロアプランの指示に確実に従うように、建物とフロアのアクセス管理を確立する必要があります。訪問者は指定された訪問者エリアのみにアクセスしてください。従業員や訪問者に移動制限や衛生慣行を遵守する必要性を思い出させるため、標識は作業スペース全体で簡単に見えるようにする必要があります。
オフィスビルに入る前に、各従業員と訪問者に対して症状と体温のスクリーニングを実施する必要があります。企業は各シフト中に従業員の抜き打ち検査も実施する必要があります。
地元の公衆衛生当局が推奨する場合、または職場での暴露リスクが正当な場合、従業員または訪問者はフェイスマスクを着用する必要があります。症状がある、または発熱している従業員および訪問者は、施設への立ち入りを許可されません。
対面での会議と対面での交流。分割作戦を効果的に維持するには、可能な限り対面での会議を排除する必要があります。通常の勤務状況では、従業員は頻繁に会議に出席し、日常的に近くで共同作業を行います。この密接さにより、交差感染の可能性が大幅に増加します。
異なる作業グループに割り当てられた従業員は、勤務中または勤務後に物理的な接触をしてはなりません。別のフロアや別の建物にいる同僚と、または自宅で仕事をしているときに、対面での社会活動 (食事、集まり、通勤など) を行うと、分割業務によるプラスの効果が打ち消される可能性があります。
物理的な接触を最小限に抑えるために、従業員は標準的なコミュニケーション ツールを有効に活用する必要があります。従業員は、電話や、電話会議、ダイレクト メッセージング、音声通信アプリケーションなどの企業コミュニケーション ツールを使用して、スムーズなコミュニケーションを維持し、生産性を向上させることができます。ただし、コミュニケーション チャネルを使いすぎて従業員に過大な負荷をかけないよう注意する必要があります。さらに、ウイルスの感染をさらに減らすために、紙の文書のやり取りをデジタル チャネルに置き換える必要があります。
自己満足。仕事や個人の日常生活における劇的な変化に適応するのは簡単ではありません。新しいポリシー、プロセス、手順にうまく適応するには練習が必要で、それには時間がかかります。練習すれば、かつては新しいことでも日常的なものになる可能性があります。
現在の健康上の緊急事態において、企業は従業員と会社の存続を確保するための体制とサポートを提供する必要があります。リーダーシップ、コミュニケーション、ワーキング グループの管理、従業員の健康状態、およびあらゆる詐欺に対する注意を怠ると、従業員とその家族、顧客、そしてビジネス自体に重大なリスクをもたらす可能性があります。
自己満足を減らすには、経営陣が模範を示して先頭に立たなければ、従業員の信頼を損なう危険があります。信頼を失うと、従業員のコンプライアンスが低下し、従業員の健康が危険にさらされ、ビジネスが不安定になる可能性があります。
コンプライアンスの維持は不可欠です。指揮系統は明確でなければなりません。企業は、割り当てられた作業グループごとに経験豊富なチーム リーダーを任命する必要があります。特に、分割された業務は組織レベルで最も大きな影響を与える可能性が高いためです。
チーム リーダーの主な役割は、コンプライアンスを確保しながら、分割操作プロセスを通じてグループを指導することです。理想的なチーム リーダーは、主要なプロセスに精通し、優れたコミュニケーション スキルを持ち、強い責任感を持ち、同僚から尊敬と信頼を得ている人です。チームリーダーのポジションは、資格のある従業員に予期せぬリーダーシップの機会を与えることもあります。事業部門のリーダーは定期的にチーム リーダーのメンタリング セッションを実施することができ、これにより、チーム リーダーは新型コロナウイルス感染症のパンデミックを通じて従業員をより適切にケアできるようになります。
企業は従業員と早期かつ頻繁にコミュニケーションをとる必要があります。徹底的なトレーニングがなければ、従業員は自分の健康に対するリスクを完全に把握できずに満足してしまう可能性があります。新しい運用環境が健康、安全、財務上の安全をどのようにサポートするか。分割操作がどのように機能するかについても説明します。従業員と正直かつ頻繁にコミュニケーションをとり、健康や業務上の問題に関する最新情報を提供することで、根拠のない噂が減り、懸念が軽減されます。
企業は、作業グループの各チーム リーダーやメンバーと効果的に伝達される、明確で測定可能な客観的なタイムラインを確立する必要があります。従業員のエンゲージメントを維持するために、企業は期待と、より多くのデータが利用可能になるにつれて進化する必要性を伝える必要があります。チームリーダーは、最初は少なくとも週に 1 回、定期的な常任会議を開催する必要があります。これらの会議はバーチャルで開催する必要があり、接続、危機管理の最新情報の提供、運営状況の確認、運営上の問題の特定と解決などの業務上のニーズや従業員のニーズに基づいて、多かれ少なかれ頻繁に開催できます。
ビジネスリーダーは、従業員が健康と衛生の要件に常に注意を払う必要性も伝える必要があります。従業員には、ワークステーションの表面や家電製品を頻繁に掃除するための道具を提供する必要があります。また、体調が悪くなったり、新型コロナウイルス感染症の症状が現れた場合は、帰宅する前にすぐに管理者に報告する必要があることも伝えておく必要があります。また、症状を示している同僚を見かけた場合は、上司に報告するよう同僚にも奨励する必要があります。
現在の現実の重圧に対処するのは困難な場合があるため、リーダーは従業員支援プログラム (EAP) を従業員がすぐに利用できるようにする必要もあります。すべての従業員は、同僚が変化や不確実な将来に対処するために精神的に苦労している可能性があるという兆候に敏感になる必要があります。
最も厳格な事業継続対策を講じても、新型コロナウイルス感染症の交差感染を完全に防ぐことはできません。確立された予防策に加えて、慎重に計画を立て、分割手術を実施することで、交差感染の可能性を減らすことができます。相互感染が減少すると、従業員および事業運営全体に対するリスクが減少します。新型コロナウイルス感染症は、従業員の健康、事業継続、そして国際社会にとって明らかな現在の危険です。分割運用を設計および実装する企業は、今日および明日の緊急事態に対してより適切に備えることができる可能性があります。
プロメテウス・ヤンは、カジノサイト台湾支部の前会長(2017-2019)です。また、ISACA リスク IT アドバイザリー ワーキング グループおよび CRISC 試験項目開発ワーキング グループのメンバーも務めています。著者は、情報およびサイバーセキュリティ管理および企業リスク管理の専門職において 20 年以上の経験があります。彼は現在、北アジア地域の世界的な金融機関で情報およびサイバーセキュリティのリスク責任者を務めています。
レスリー・ホランドは、世界的に分散して運営されている 4 つの組織の本部に勤務していた元米国政府幹部です。ホランドは、認定産業衛生士および認定安全プラクティショナーであり、従業員および地域社会への曝露の防止に豊富な経験を持っています。彼女は現在、独立したコンサルタントです。
