カジノサイト

効果的な変更管理の 5 つの鍵

多くのセキュリティ サービス組織は、データから実用的な洞察を取得し、自動化を採用し、デジタル ツールと最新のセキュリティ テクノロジーを使用してより動的なビジネス モデルを実現するために進化しています。もちろん、将来に備えるということは、新しい働き方に適応することも意味します。企業のサービスと目標を変革するための体系的な共同アプローチとして、組織変更管理 (OCM) はプロセスを重視する傾向があります。ただし、変化に最も影響を与え、その変化の影響を受けるのは人々です。つまり、成功する取り組みはエンゲージメントと信頼性を中心に据える必要があります。

私は最近、Securitas North America 全体のビジネス変革を共同で指揮し、効果的な変更管理の重要性について直接学びました。私たちのプロジェクトは、バックオフィスと現場の運用システムの完全な変更で構成されていました。目標は、働き方を最適化しながら最新の共通プラットフォームに移行し、より自動化され機敏になり、変化し続ける世界でクライアントと従業員に動的にサービスを提供することでした。

変化戦略は、個人が現在の状態から将来の状態に移行することから始まります。継続的な利害関係者の関与と透明性もこの取り組みをサポートし、どのような種類の影響がどこに必要なのかを特定します。この戦略を構築するには、次のような主要な変更レバーを慎重に調整する必要があります。

1. 参加を促すリーダーシップ。
2. 戦略を知らせるための利害関係者の関与。
3. 新しい行動を形作るコミュニケーション。
4. 組織を団結させるトレーニング。
5. 成功を定義する指標。

変化戦略の目標は、関係者に何が変化しているのかを理解し、成功するためのツールを確実に提供し、移行を望む環境を作り出すプロセスを設計することです。すべての利害関係者は、何が変化しているのか、それが自分たちにどのような影響を与えているのか、その変化にどのように貢献しているのか、そしてどこに助けを求めればよいのかを明確に理解する必要があります。

重大な変更には、通常、組織全体、経営陣のリーダーシップ、現場業務、財務、人事、IT などのサポート サービスが含まれます。  戦略は各グループに異なる影響を与える可能性があります。ただし、トップの強力な連携を確立することで透明性が生まれ、ステークホルダーが変更に抵抗する原因となる、期待される結果と所有権との間の目に見える差異を軽減するのに役立ちます。

効果的な OCM の取り組みを導く重要な変更レバーをそれぞれ詳しく見てみましょう:

リーダーシップ

歴史は、成功が通常はまっすぐな道ではないこと、また運用上の問題を解決する唯一の答えが技術ではないことを証明しています。非効率的または非効果的なプロセスを自動化することは、良い仕事とは言えません。単なるツールではなく変革に焦点を当てるには、変革戦略に対する経営幹部の明確な後援と、人々が安心して発言できるフォーラムが必要です。変革リーダーは、感動的なビジョンを作成するだけでなく、移行全体を通じてそのビジョンを提唱します。

セキュリティ サービス組織の場合、コラボレーションと取り組みには次のようなさまざまな形があります。

• スポンサー幹部の説明会と意思決定への関与;
• 定期的な個人およびチーム間のミーティング;
• 主要な関係者による事前のレビューとコミュニケーションの作成。
• 肩書きや役割に関係なく、組織全体でチャンピオンを変更します。
• 必要に応じて追加のサポート。そして
• 人々がアイデアを共有できる安全な環境の構築。

変化の理由と緊急性を明確に説明し、透明性を持って問題に取り組み、人々を団結させることに積極的に取り組むリーダーによって、利害関係者の混乱、不満、回避はすべて最小限に抑えることができます。

大規模なバック オフィス改革プロジェクト中、人事、財務、IT のリーダーは、常に「1 つのチーム、1 つの目標、1 つの成功」のモットーを反映しながら、グループ間の強力な連携を示し、強調することに重点を置きました。

関与

It’s not enough to explain why changes are coming.変更の所有権は、プロジェクトに関与する人々によって構築されます。仲間と関わり、質問に答え、視点を集めることで、人々は懸念を表明し、創造的な解決策を共有し、変化に参加し、最終的にはそれを擁護するようになります。

関与を高めるために、Securitas は事業部門内に Center of Excellence (COE) を設立しました。これらのグループは、変革の実装を主導し、プロセスの決定を下し、変革のデジタル コンポーネントの運用開始後の継続的な改善を含め、プロジェクト中に優先順位を付けました。これにより、プロジェクトの所有権が企業に感じられ、IT がサポートすることが保証されました。そうすることで、ビジネス、顧客、従業員に最も近い人々が意思決定を主導することになります。これにより、実装される新しいソリューション、ツール、プロセスが関係者の真のニーズにより適切なものになることが保証されました。

変革の歩みを進めている企業が真の変化をもたらすには、利害関係者の意図的な協力が必要です。共通のつながりを実現し、アイデアや意見を提供するための実践的な手順は次のとおりです。

• ユーザー グループとのプレビューと設計のディスカッション。
• プロジェクトが企業または利害関係者によって主導され、所有されていることを確認します。 IT はその旅のパートナーです。
• 定期的な連絡と説明。透明な環境を作ります。
• メッセージは個人の心に響くものでなければなりません。
• バックオフィスの従業員、現場チーム、エンドユーザーに協力を求めてワークショップやアンケートを実施します。
• 意思決定を共有し、導くためのプロジェクト憲章または主要原則を作成します。

経験上、何か新しいことを試してみようとするのは少数の採用者だけだということを心に留めておいてください。ほとんどの人は、利点が明らかになるまで行動を起こす前に待つでしょう。しかし、熱心な支持者が早期に関与することは、変化を加速させる可能性があります。このモデルは、顧客が新しい製品やサービスを早期に採用するのと似ています。

コミュニケーション

効果的な変更管理は効果的なストーリーテリングです。説得力のあるナラティブと定期的なリズムにより、各アップデートがより意味のあるものとなり、ビジョンが記憶に残るものになります。配信のチャネルや方法に関係なく、組織は次のようなコミュニケーションを作成するよう努める必要があります。

• 常にブランドと調子に沿った 1 つの声を使用して、一貫性を通じて自信を生み出します。
• 前向きな視点で率先して、真の興奮を伝える未来のビジョンを描きましょう。
• シンプルかつ関連性が高く、利害関係者に合わせた短く正確でタイムリーなメッセージのみを使用します。
• 専門用語を使わずに変更を明確に述べていることが明白かつ本物である。
• 重要な決定の根拠を含めて「理由」を説明し、その影響について正直に述べます。
• より多くの関係者が個人的な利益を理解できるように、「それが私にとって何になるのか」を明確にします。
• 対話を作成し、双方向の会話の機会を提供します。
• 問題が発生する前に問題を事前に予測して質問に対処し、反発を最小限に抑えます。
• メッセージが確実に受信され、視聴者の共感を得るために測定可能。

受け入れを獲得し、旅行全体を通してそれを維持するには、早い段階から頻繁にコミュニケーションをとり、フィードバックに耳を傾けて応答し、それに応じて計画を調整することも必要です。

Securitas では、社内ソーシャル メディア、ビデオ、チラシ、タウンホール、非公式のオフィスアワー、対面での会議を活用するオムニチャネル アプローチが最も効果的であることがわかりました。  学習方法は人それぞれ異なり、どのツールやチャネルを使用するかについても好みがあります。複数のアプローチを持つことで、より多くの人にリーチすることができました。変革中も人々は通常の本来の仕事に集中する必要があるため、一貫したメッセージを繰り返すことでメッセージが定着し、信頼性が生まれます。 

トレーニング

変化曲線に沿って人々を指導することも重要です。トレーニングは、利害関係者の移行をよりスムーズにする適応学習の機会を提供します。新しいプロセスとテクノロジーが導入されると、包括的なトレーニング プログラムで無数の指導方法が考慮されます。

• 役割ベースのトレーニングにより、従業員は現在と将来の行動と責任を同期させることができます
• Web ベースのライブ トレーニングにより、基本的な変革戦略を組織全体に伝えます
• 共有サービスと現場作業に対するトレーナーのアプローチにより、カリキュラムの提供における品質と一貫性が向上します
• 職務上の所有者との定期的なオフィスアワーを設け、人々が出席して質問できるようにします。
• 同僚間でのベストプラクティスの共有を奨励するなど、非公式のトレーニングも同様に重要であることを忘れないでください
• 確実に準備を整えるには、エンドユーザーが実際に使用して測定することが最善の方法です。模擬勤務週間、本番稼働、またはエンドツーエンドのプロセス実行の使用を検討してください。たとえば、Securitas プロジェクトでは、警備現場運用チームに新しいシステムで週に 1 週​​間作業してもらい、新旧システム間の出力を比較し、同じ結果が得られることを検証しました。これにより、システムの正確性、適切な使用、トレーニングが確認されました。

What made the most impact to readiness for the Securitas project was simulated days or weeks in the new systems. This gave the end users a direct, hands-on experience and allowed them to ask questions when they got stuck. It also enabled leadership to measure their effectiveness and adjust training as needed. Training also gives stakeholders access to resources they need to field questions, address pushback and set positive examples. With this framework in place, organizations can begin to build out a change strategy that is also quantifiable.

指標

変化の認識 (関係者は変化を理解していますか?) と即応性 (関係者は変化を起こす準備ができていますか?) は、ほとんどの OCM 戦略の主な成果です。アンケート、リアルタイム ダッシュボード、Q&A セッションなど、変更活動の影響を追跡および測定する方法は数多くあります。

たとえば、現在変更に対応している共有サービスとフィールド グループの定性的インプット評価では、次のような質問が生じる可能性があります:

• この変化の必要性について指導者から何を聞いていますか?
• 理論的根拠は効果的に伝わったと思いますか?
• このプロジェクトについて同僚から何を聞いていますか?
• How will you personally measure success?
• プロジェクトの主なリスクは何だと思いますか?

後日アンケートを繰り返すことで、態度の変化に関する洞察が得られたり、従業員の準備状況の次の評価に情報を提供したりすることができます。これには、回答者が同意または反対できる以下の記述が含まれます。

• プロジェクトを成功させるために私の部門/支店が何をしなければならないかは明らかです。
• 当社には成功するための十分なリソース (人材、トレーニング、サポート) があります。
• 私たちは変更に備える計画を立てています。
• 私の役割が将来どのような影響を受けるかを理解しています。
• 変更の理由は説明されました。
• ビジネス プロセスの変更については直属のチームに説明しました。
• 当社の現在の組織文化は、将来の当社のやり方をサポートすることができます。
• 私はこの変化に対する準備が整っていると信じています。

多くの企業にとって、変化はテクノロジーとインフラを最新化し、従業員のそれらとの関わりを強化することを目的とした複数年にわたる取り組みです。リーダーは、組織が価値を生み出すタスクに集中し、そうでないタスクや日常的なタスクを自動化できるようにすることで、チームへのサポートを改善し、組織の競争上の優位性を高めることができます。

これらの取り組みは、個人がクライアントに対してより積極的になり、パートナーシップを強化し、データに基づいてより適切な情報に基づいた意思決定を行えるようにすることで、人々の働き方を変革することを目指しています。私たちは、クライアントがすべての変化の中心にあることを忘れてはなりません。それを最優先に念頭に置き、すべてのステークホルダーに定期的に伝え、日々実践する必要があります。

人々の力を借りた効果的な変更管理戦略は、よりシームレスな変革とより積極的な関係者の関与につながります。

ジェレミー ブレッチャーは の最高情報技術責任者です。Securitas 北米部門の経営陣およびグローバル IT リーダーのメンバーです。ブレッチャー氏は、ERP プラットフォーム、IT インフラストラクチャ、サイバーセキュリティ、デジタル エクスペリエンスを含め、バックオフィス、運用、顧客対応テクノロジーを調整して、絶え間なく変化する環境で新たなニーズに対応するよう取り組んでいます。